Digitālās transformācijas procesā, veicot reģistrācijas pakalpojumu modernizāciju un pārrobežu pieejamības nodrošināšanu, Reģistra pakalpojumu portāls ir pirmais publiski redzamais solis.

“Kā jau iepriekš esam pauduši, iestādes digitālā transformācija, kas ietverta Reģistra stratēģijā 2022-2026, savulaik kā mērķis neradās tukšā vietā, tā izauga no divām aktualitātēm – no iekšējās nepieciešamības mainīt novecojušās IT sistēmas drošu un mūsdienīgu pakalpojumu veidošanai un ārējās nepieciešamības – Digitalizācijas direktīva prasa Reģistram apkalpot visu Eiropas Savienības dalībvalstu klientus e-vidē pēc vienotiem ES standartiem. Abi lielie problēmjautājumi tolaik norādīja, ka būs nepieciešams transformēties gan pašiem, gan klientiem. Tāpēc prieks, ka 80% klientu atzinīgi vērtē mūsu pirmo publiski redzamo soli, un mēs kā iestāde varam droši doties tālāk pie nākamajiem soļiem, apzinoties, ka vairums klientu mūs atbalsta, un mēs transformējamies kopā ar klientiem,” stāsta Sandis Karelis, Reģistra galvenā valsts notāra pienākumu izpildītājs.

Šobrīd pakalpojumu portālā pieejami reģistrācijas pakalpojumi – tie paši, kuri agrāk bija pieejami latvija.gov.lv esošajā e-pakalpojumā EP119 “Reģistrācija Uzņēmumu reģistra vestajos reģistros”. Reorganizāciju pieteikumi joprojām jāiesniedz e-pastā.

Salīdzinot ar agrāko EP119, Reģistra pakalpojumu portālā ir ieviesti jauninājumi – dokumentu parakstīšana tiešsaistes formā ar iespēju pieteikuma autoram pārsūtīt parakstīšanas saiti trešajai personai (pastāv iespēja arī pievienot ārpus portāla parakstītus dokumentus) un pakalpojumu apmaksa tiešsaistes formā ar iespēju pieteikuma autoram pārsūtīt apmaksas saiti trešajai personai vai arī pašam sev, ja klients, piemēram, portālā autorizējies kā fiziska persona, bet apmaksu vēlas veikt no savā kontrolē esošas juridiskās personas bankas konta. Ja samaksa veikta ārpus portāla, tad jāvēršas pie Valsts ieņēmumu dienesta, prasot naudas atmaksu vai naudas novirzīšanu nodokļu maksājumiem.

“Tikai tiešsaistē – tas ir pirmais likums, ko IT sistēmas prasa, lai secīgi tālāk varētu izbūvēt digitālus, tostarp arī pilnībā automatizētus, pakalpojumus, kurā reģistrāciju veic IT sistēmas minūšu laikā, kā arī nepieciešamības gadījumā iespējams identificēt personu, kura veikusi darbības, tostarp maksājumu, portālā. Pakalpojumu portālā iestrādāts jau no nodokļu maksātāju līdzekļiem vienreiz apmaksātais Valsts reģionālās attīstības aģentūras (VRAA) izbūvētais maksājuma modulis. Tas ļauj  veikt samaksu ar ierobežotu skaitu Latvijas banku starpniecību, savukārt bez ierobežojumiem – ar karti no jebkura punkta pasaulē, un tādējādi pēc būtības atbilst Direktīvai attiecībā uz digitālo rīku un procesu izmantošanu sabiedrību tiesībās, kas Reģistra pakalpojumiem ir saistoši, ņemot vērā pakalpojumu pārrobežu dabu,” stāsta Marika Jančeko, Reģistra galvenā valsts notāra vietniece attīstības jautājumos.

Klientu vērtējums – stabils

Pirmie četri portāla darbības mēneši liecina, ka klientu vērtējums par pakalpojumu portālu ir stabils. Lielākā daļa – ap 80% klientu portālu vērtē atzinīgi, atsauksmēs paužot - ātri, ērti, saprotami, viss skaidrs bez papildu instrukcijām u.tml.

Daļa no tiem klientiem, kas portālu vērtē kā vidēju vai sliktu, norāda uz pakalpojumu juridisko sarežģītību, daļa kritizē vēl pašreizējo nepieciešamību reģistrācijas pieteikumu iesniegt, izmantojot veidlapu. Kā jau minēts augstāk, Reģistrs strādā pie dokumentu ģenerēšanas risinājuma, un plāno turpmāko mēnešu laikā ieviest dokumentu ģenerēšanu standarta gadījumos pie standarta situācijām. 

Lielu neapmierinātību par pakalpojumu portālu pauž atsevišķi juridisko pakalpojumu sniedzēji – fiziskas un juridiskas personas, kas klienta vārdā gatavo un iesniedz dokumentus reģistrācijai Reģistrā, kā arī atsevišķi lielo uzņēmumu juristi. Kritikas iemesls ir tiešsaistes maksājums. Juristi norāda, ka tas rada neērtības, ņemot vērā ārpakalpojuma sniedzēja sadarbības principus ar klientu vai organizācijas iekšējos procesus, un tā vietā vēlas atjaunot agrāko samaksas iespēju ārpus portāla.

Reģistrs skaidro: tiešsaistes maksāšanas kārtību nav plānots mainīt. Maksāšana tiešsaistē ir viens no pamatelementiem, lai nākotnē varētu ieviest pilnībā digitālus pakalpojumus, tostarp automatizētu reģistrāciju, un tādējādi, saskaņā ar iestādes stratēģiju 2022-2026, nodrošināt Reģistra pakalpojumu pieejamību visiem Eiropas iedzīvotājiem atbilstoši Latvijas un Eiropas Savienības attīstības plānošanas dokumentiem. Turklāt lielākā daļa klientu maksāšanu tiešsaistē prasīja pirms portāla izveides un tagad vērtē pozitīvi. Ja tiktu atjaunots maksājums ārpus sistēmas, tas nozīmētu atteikšanos no stratēģijā definētā mērķa ieviest pilnībā digitālu pakalpojuma, kuru nodrošina sistēmas un kurā iespējams identificēt lietotāju/maksātāju, un divu paralēlu iekšējo procesu uzturēšanu – vienu digitāliem tiešsaistes pakalpojumiem, otru – elektroniskiem pakalpojumiem, kurus organizē cilvēks manuāli.

Portāla primārā mērķauditorija – cilvēki bez īpašām juridiskām zināšanām  

Sākot veidot portālu, tika ņemtas vērā klientu aptaujas. Tās vairāku gadu garumā atklāja, ka organizācijas un indivīdi, kas citu personu vietā veic reģistrāciju Reģistrā, veido ap 10-15% no visiem klientiem. Aptuveni 5-10% ir brīvprātīgie palīgi – radi, draugi u.tml., piemēram, dēls, kurš palīdz tēvam, grāmatvedis, kurš palīdz kaimiņam u.tml. Savukārt lielākā daļa – ap 80% – klientu ir gala lietotāji jeb klienti, kas Reģistra pakalpojumus lieto pašu vajadzībām – mazie uzņēmēji, nevalstisko organizāciju aktīvisti u.tml.

Tāpēc savulaik tika pieņemts lēmums pakalpojumu veidot primāri tiem aptuveni 80% klientu, kas paši gatavo un iesniedz reģistrācijas dokumentus – lai cilvēks bez īpašām juridiskām zināšanām varētu pats sagatavot dokumentus un digitālā veidā ērti tos iesniegt valsts iestādei. Savukārt, domājot par ārpakalpojumu sniedzējiem, kas Reģistrā iesniedz dokumentus citu personu vārdā, tika izveidota iespēja nosūtīt parakstīšanas un maksāšanas saiti trešajai personai.

Portāla veidols tapa, ņemot vērā vairāku gadu garumā klientu aptaujās un sūdzībās pausto: klienti asi norādīja uz nepieciešamību veikt apmaksu pašā portālā/pakalpojumā – līdzīgi kā tas mūsdienīgi notiek biznesa vides e-pakalpojumos; parakstīt dokumentu tiešsaistē un atteikties no pieteikumu veidlapām. Pirmos divus punktus Reģistrs ir īstenojis, pie trešā vēl strādā un plāno turpmāko mēnešu laikā klientiem lietošanā nodot risinājumu dokumentu ģenerēšanai standarta gadījumos pie standarta situācijām. 

Ņemot vērā klientu viedokli aptaujās un sūdzībās, Reģistrs portāla veidošanā iesaistīja arī lietojamības ekspertu un sabiedrības pārstāvjus. Uzsākot darbu pie izstrādes un veidojot skices, Reģistrs aicināja brīvprātīgos, tostarp nevalstiskās organizācijas un asociācijas paust savu viedokli un vajadzības. Jau izstrādājot portālu, Reģistram izdevās apvienot dažus desmitus aktīvu personu, kuras jau kā testēji sniedza atgriezenisko saiti un “ar svaigu aci” virzīja Reģistru uz klientiem draudzīgāku veidolu. 

Paralēli Reģistrs sadarbībā ar politikas veidotājiem strādā pie ilgtspējīga digitālā regulējuma likumos noteikto datu savākšanai strukturētā veidā, jo šobrīd Reģistrs ved un uztur 14 reģistrus – katram no tiem ir savs juridiskais regulējums un atšķirīgas prasības attiecībā uz reģistros ierakstāmo informāciju, kas savukārt apgrūtina vienas, unificētas pakalpojuma formas izveidi reģistros ierakstāmo datu ievākšanai no klientiem.

Digitālās transformācijas mērķis – sistēmas dara tehniskās lietas, cilvēks domā un analizē

“Digitālās transformācijas mērķis ir daļu no tā darba, ko dara klients, gatavojot un iesniedzot dokumentus juridisko faktu reģistrācijai, un daļu no tā darba, ko dara valsts notārs, pārbaudot klientu iesniegto informāciju, deleģēt IT sistēmām un IT risinājumiem, jeb, vienkārši runājot, noteiktos gadījumos juridisko likumu piemērošanu prasīt nevis no cilvēka, bet no IT sistēmas algoritma. Darbs ir apjomīgs, un katrs solis, kas tiek sperts, tiek rūpīgi analizēts, jo tas skar Reģistra vestajos reģistros esošo informāciju par vairāk kā 650 000 tiesību subjektu, piemēram, SIA, AS, biedrības u.c., un juridiskajiem faktiem, piemēram, komercķīlas, laulību līgumi u.c.. Tāpat jāņem vērā, ka Reģistra kā iestādes sistēmas “sarunājas” ar citām publiskā sektora sistēmām Latvijā un Eiropā, kas nozīmē, ka arī savstarpējās sasaistes aspekti ietekmē procesus,” stāsta Sandis Karelis, Reģistra galvenā valsts notāra pienākumu izpildītājs.

Iestādes uzsāktā digitālā transformācija ietver pārmaiņas visos – pakalpojumu, procesu, darbinieku – līmeņos. Tā paredz noslēgt pāreju no nacionāla līmeņa iestādes uz starptautisku digitālu iestādi, kas klientus apkalpo attālināti, nodrošinot visiem Eiropas iedzīvotājiem pieejamus e-pakalpojumus digitālajā vidē, tostarp attīstot pašapkalpošanās pakalpojumus – klients visas darbības veic sistēmā, sistēma pārbauda un reģistrē.

Stratēģijas “sirds” ir esošo, pagājušā gadsimta 90tajos gados būvēto IT sistēmu – kurās glabājas visa 30 gados Reģistrā uzkrātā informācija – nomaiņa uz mūsdienīgiem IT risinājumiem, kas secīgi ļaus uzlabot IT sistēmu darbības nepārtrauktību jeb pakalpojumu pieejamību un veidot jaunus klientorientētus e-pakalpojumus, ietverot iekšējo procesu efektivizāciju, juridisko procedūru vienkāršošanu un līdz ar to administratīvā sloga mazināšanu Reģistra klientiem nacionāli un starptautiski, atbilstoši Reģistra darbības moto - “datus uzraugām, klientus konsultējam”.

Šobrīd klientiem redzamā pārmaiņu daļa – pakalpojumu portāla attīstība – notiek paralēli ar neredzamo daļu – darbu pie IT sistēmu nomaiņas jeb, tēlaini runājot, lidmašīnas dzinēja maiņas lidojuma laikā – jo Reģistrs paralēli turpina gan nodrošināt jau esošos reģistrēšanas un informācijas pieejamības pakalpojumus, gan iespēju robežās izbūvēt arī jaunus pakalpojumus, piemēram, informācijas par akcionāriem reģistrēšanas un pieejamības nodrošināšanas pakalpojumi,  ziņas par sankciju subjektiem, informācijas apmaiņas starp Eiropas Reģistriem paplašināšana ar jaunām datu vienībām u.c.

Paralēli top ilgtspējīgs digitālais regulējums likumos noteikto datu savākšanai strukturētā veidā.

Pārmaiņu procesa epicentrā – jaunais un vecais vienuviet, reizēm apjūk visi

Šobrīd, kā jau minēts, pakalpojumu portāls ir pirmais klientiem redzamais solis. Darbs pie tā attīstības turpinās, pievienojot jaunas iespējas. Laikā gaitā pakalpojumu portālā plānots integrēt visus Reģistra sniegtos pakalpojumus, kuri šobrīd atrodas dažādās vietnēs.

Arī juridiskais regulējums top paralēli ar IT sistēmu izstrādi un ieviešanu.

Tāpēc – kā jau pārmaiņu procesa epicentrā - klientiem joprojām pieejami trīs reģistrācijas dokumentu iesniegšanas kanāli ar atšķirīgām prasībām gan tehniski, gan juridiski. Atšķirīgās prasības reizēm rada apjukumu, tāpēc skaidrojam.

Tie reģistrācijas pakalpojumi, kuriem ir izbūvēts e-pakalpojums, ir jāiesniedz e-pakalpojumā. E-pakalpojums ir galvenais iesniegšanas kanāls – oktobrī klienti tajā iesniedza 78% no reģistrācijas pieteikumu kopskaita. Reģistrācijas e-pakalpojums joprojām tiek attīstīts, papildinot ar jaunām funkcionalitātēm; tuvākajos gados plānots klientu ērtībām, piemēram, piesakot izmaiņas valdē, reģistrācijas pakalpojumā iepludināt arī informācijas pieejamības pakalpojumus u.tml.

Šobrīd reģistrācijas e-pakalpojuma galvenā atšķirība ir: viss tikai tiešsaistē – gan parakstīšana, gan maksāšana. To tiešsaistē var darīt gan iesniedzējs pats, gan saitē nosūtīt trešajai personai vai gadījumos, ja iesniedzējs pats portālā autorizējies kā fiziska persona, bet samaksāt vēlas no kontrolē esoša juridiskās personas bankas konta, arī sev.

Līdzās e-pakalpojumam šobrīd eksistē vēl divi vēsturiskie dokumentu iesniegšanas kanāli.

E-pasta kanālā oktobrī saņemti 11% reģistrācijas pieteikumu, un tas, galvenokārt, saistīts ar to, ka pagaidām vēl visiem reģistrācijas pakalpojumiem nav izbūvēti e-pakalpojumi, piemēram, reorganizācijas pieteikumi joprojām jāiesniedz e-pastā. Nākotnē e-pasta kanālu plānots slēgt, visiem klientiem nodrošinot iespējas pakalpojumus saņemt e-pakalpojumā pakalpojumu portālā. Ja klients dokumentus iesniedz e-pastā, tad maksājums jāveic pirms dokumentu iesniegšanas un dokumentiem jāpievieno maksājumu apliecinošs dokuments.

Papīra dokumentu kanālā oktobrī tika saņemti 11%  reģistrācijas pieteikumu. Iesniedzot papīra dokumentus, maksājums jāveic pirms dokumentu iesniegšanas, pievienojot maksājumu apliecinošu dokumentu, kā arī daudzos gadījumos dokumentu autoriem pašrocīgie paraksti jāapliecina pie zvērināta notāra. Paralēli top regulējums, lai klientiem, kuri nevar iesniegt elektroniski, nodrošinātu tiltu ziņu sniegšanai Reģistra visos reģistros tikai elektroniski, tādā veidā nodrošinot virzību uz publisko pakalpojumu digitalizāciju.

Digitālās transformācijas principi – pašapkalpošanās, plūsmas, konstruktors (API)

Plānots, ka nākotnē Reģistra pakalpojumu portāls registrs.ur.gov.lv būs mājvieta visiem Reģistra sniegtajiem informācijas reģistrēšanas un informācijas pieejamības pakalpojumiem.  Kā zināms, šobrīd Reģistra pakalpojumi ir izkaisīti dažādās vietnēs – informācija pieejamības pakalpojumi atrodas info.ur.gov.lv, komercķīlas reģistrēšanas komercķīlu reģistrā pakalpojums atrodas vietnē komerckila.ur.gov.lv, maksātnespējas reģistrs – vietnē maksatnespeja.ur.gov.lv.

Tomēr Reģistra digitālā transformācija nozīmē ne tikai esošo IT sistēmu vienkāršu nomaiņu un jauna pakalpojumu portāla izveidi.

Īstenojot digitālo transformāciju, tiek ieviesti vairāki jauni digitālās transformācijas principi, kas būtiski mainīs pašus reģistrācijas pakalpojumus.

Pašapkalpošanās princips paredz, ka klients pats aizpilda datu laukus e-vidē, sistēma informē klientu par neatbilstībām un tādējādi klients jau iesniegšanas brīdī var novērst neatbilstības. Mērķis – klientiem mazinās administratīvais slogs, Reģistra darbinieki tiek atslogoti no tehniska rakstura pārbaudēm, jo tās veic sistēma.

Apstrādes plūsmu princips paredz izveidot divu veidu pakalpojumu grozu: viena veida pakalpojumus reģistrē IT sistēmas, balstoties uz iestrādātajiem algoritmiem, kas nozīmē automatizētu reģistrāciju minūšu laikā; otra veida pakalpojumiem nepieciešama manuāla darbinieka – cilvēka iesaiste. Tādējādi klientiem mazinās administratīvais slogs, Reģistra darbinieki tiek atslogoti no tehniska rakstura pārbaudēm, jo tās veic sistēma, bet cilvēks strādā ar sarežģītāku pieteikumu reģistrāciju.

Konstruktora princips (API princips)  nosaka, ka visas komponentes, kur tas iespējams, ir pieejamas caur API arī citiem pakalpojumiem sniedzējiem, kuri līdz ar to Reģistra sniegto reģistrācijas pakalpojumu var integrēt savos biznesa risinājumos, un visi dati, kas ir publiski, tiek publiskoti caur API (visi dati jau šobrīd tiek publiskoti arī caur API).

API ir sistēmu servisa saskarne (Application Programming Interface), kuru izmanto datu apmaiņai starp dažādām informācijas sistēmām vai ierīcēm, kas nodrošina datu nosūtīšanu tiešsaistē un informācijas apmaiņu starp sistēmām.

Šobrīd Reģistrs, ejot pa soļiem, virzās uz iestādes stratēģijā 2022- 2026 noteikto mērķu sasniegšanu.

Ja ziņu lasāt e-pastā, attēlus varat redzēt, apmeklējot Uzņēmuma reģistra tīmekļvietni (uzklikšķinot uz jaunuma nosaukuma).