Jāatzīst, ka UR sevi neuzskata par klasisku uzraudzības iestādi. UR ir iestāde, kas uztur publiskus reģistrus, kuros tiek glabāta un nodrošināta piekļuve gan par visām juridiskajām personām Latvijā (uzņēmumi, nevalstiskās organizācijas, publiskā sektora iestādes), gan dažādiem juridiskiem faktiem (maksātnespēja, laulību līgumi, komercķīlas). Uzņēmēji UR faktiski deklarē uzņēmuma pamata informāciju – kāds būs uzņēmuma nosaukums, kāda juridiskā adrese, uz kuru visiem publiskā un privātā sektora partneriem un klientiem sūtīt oficiālo korespondenci, kādi cilvēki būs uzņēmuma amatpersonas un citu informāciju. Pēc reģistrācijas komercreģistrā šī informācija kļūst par juridiskiem faktiem, kas saistoši visiem publiskā un privātā sektora spēlētājiem. UR stratēģijā definēts, ka iestādes misija ir uzkrāt informāciju sabiedrības interesēm, lai nodrošinātu uzticamu un drošu darījumu vidi valstī. Attiecīgi UR uzraugāmā joma ir dati (jeb reģistros ievadāmā un uzkrātā informācija) un rūpes par datu kvalitāti, aktualitāti un uzticamību, kas tiek nodrošināta divos blokos:

Pirmo bloku veido datu sākotnējā savākšana - UR pamatpakalpojumi, kas saistīti ar klientu apkalpošanu un iesniegto reģistrācijas pieteikumu apstrādi. Šīs ir rūpes, lai reģistros tiktu ierakstīti kvalitatīvi dati, kas pirms ievades ir izgājuši noteiktu kvalitātes kontroli. Attiecībā uz pirmo bloku – datu savākšanu – UR ir ieviesta uz klientu orientēta pieeja, kas uzsvērta 2018.-2020. gada iestādes stratēģijā. Datu ievades kontroles rāmi nosaka likumi, kas regulē kādas pārbaudes ir jāveic, kādas ir UR kompetences robežas. Savukārt, stratēģijā ir definēta virkne rezultatīvo rādītāju, lai šī kontrole būtu uz klientu orientēta, minot atlikšanas lēmumu īpatsvaru (mērķis – “klients izdara pareizi ar pirmo reizi”), valsts notāru lēmumu pēcpārbaudes (mērķis – “iestāde veido vienveidīgu praksi”) un citi rādītāji.

Otro bloku raksturo reģistros esošo datu aktualitātes un uzticamības nodrošināšana, kas saistīts ar komunikāciju ar klientiem gadījumos, ja UR konstatē, ka: 1) kādi dati iztrūkst, piemēram, uzņēmumam vairāk kā 3 mēnešus nav valdes vai nav iesniegta informācija par patieso labuma guvēju, vai 2) ir informācija, ka dati nav korekti, piemēram, sūdzības, ka uzņēmums neatrodas juridiskajā adresē, vai 3) jāpiemēro sodu, ja klients iesniedz ziņas ar nokavēšanos, piemēram, paziņo, ka īpašnieki mainījušies pirms 6 mēnešiem, kaut arī likums nosaka, ka šādā gadījumā ziņas jāsniedz 3 dienu laikā. Attiecībā uz otro bloku stratēģijā izvirzīts rādītājs - izslēgt neaktīvos uzņēmumus no reģistriem. Šāda datu “tīrīšana” tiek veikta pirmo reizi kopš 2004. gada, kad izveidots komercreģistrs.

Visā savā darbībā UR ir vērsts uz to, lai uzņēmējiem izdotos veikt darbības atbilstoši normatīvajiem aktiem. Ja uzņēmēji neievēro normatīvos aktus, viņi primāri riskē nevis saņemt sodu, bet zaudēt uzņēmumu, jo šādi tie kļūst viegli ievainojami pret ļaunprātīgiem aktīvu pārņemšanas uzbrukumiem jeb reiderismu. Kā uzsver UR galvenā valsts notāre Guna Paidere: „lai mūsu klienti spētu izpildīt normatīvo aktu prasības, skaidrojam tās dažādos kanālos – iestādes tīmekļvietnē, ar virtuālā asistenta UNA palīdzību, kas darbojas 24/7, sociālo tīklu kontos, medijos, kā arī sadarbojamies ar citām valsts iestādēm un privāto sektoru, lai nodotu precīzu informāciju. Piemēram, sadarbojamies ar VID, lai izsūtītu paziņojumus EDS, vai ar lielākajām uzņēmējus apvienojošām organizācijām kā LTRK, FICIL, LDDK, lai informācija pēc iespējas tuvāk sasniegtu mūsu klientus. Konstatējot neatbilstības, primāri komunicējam ar klientu – iespēju robežās darbinieki sazvanās ar klientiem. Ja konstatēti trūkumi jau reģistrētajā informācijā – klients vispirms tiek ar brīdinājumu aicināts novērst trūkumus un tikai gadījumā, ja nav nekādas reakcijas, tad uzņēmumam tiek uzsākta vienkāršotā likvidācija. Pat gadījumos, ja uzņēmums jau vienkāršotās likvidācijas ceļā ir izslēgts no reģistra, UR ir pretimnākošs un atjauno ziņas par uzņēmumu reģistrā, ja īpašnieki norāda uz pamatotiem iemesliem, kāpēc agrāk nav reaģējuši. UR piemēro sodus vienīgi gadījumos, ja ziņas ir iesniegtas ar novēlošanos, jo tad šo situāciju vairs nevar pagriezt atpakaļ. Bet jāuzsver, ka piemēroto sodu skaits ir neliels – 2019. gadā tie bija 46 gadījumi, kas nav pat 0,1% no kopumā gada laikā UR pieņemtajiem ap 150 000 lēmumiem.” Jāpiebilst, ka iestādes stratēģijā nav rādītāju, kas ir vērsti uz sodu uzlikšanu. Rādītāji galvenokārt ir vērsti, lai nodrošinātu vienveidīgu praksi, iespēju klientam izdarīt pareizi ar pirmo reizi, kā arī virzītos uz klientu pašapkalpošanās principa ieviešanu.

Radot UR stratēģiju, tika ņemtas vērā tā brīža ārējās aktualitātes un konceptuāli plānotā iestādes attīstība, kas paredz, ka UR virzās uz attālinātu un elektronisku pakalpojumu nodrošināšanu. Klientu pašapkalpošanās ir izvirzīts kā galvenais princips datu savākšanas jomā, līdz ar to stratēģija akcentē, ka primāri iestādes tīmekļvietne ir saprotama un korekta, lai tā kalpotu klientiem kā būtisks atbalsts. Piemēram, nodrošinām, ka ir strukturēts apraksts pa soļiem, kas ir nepieciešams, lai korekti iesniegtu informāciju UR. Savukārt publiskā komunikācija citos kanālos (sociālo tīklu konti, publikācijas medijos) ir vērsta uz to, lai klienti sagatavotos pilnīgai pārejai uz attālinātu pakalpojumu saņemšanu. Taču 2018. gadā prioritātes ietekmēja MONEYVAL plāns un UR darbība tika būtiski ietekmēta. UR galvenā valsts notāre Guna Paidere skaidro: „Pie datu savākšanas ieviesām un turpinām pilnveidot riskos balstītu pieeju. Tāpat ir akcents uz jau reģistrēto datu kvalitātes jautājumiem, kā piemēram, aktīvāka neaktīvo uzņēmumu izslēgšana; darbs ar riska grupām, kā augsta riska SIA, kas nav atklājušas patiesos labuma guvējus. Tas ir devis labus rezultātus. Kopumā patieso labuma guvēju atklāšanas pienākumu ir izpildījuši 97% reģistrēto SIA. Savukārt darbs ar tiem, kas nesadarbojās, ir pakāpenisks un vērst uz to, lai reāli strādājoši uzņēmumi prasības var izpildīt un ir ieinteresēti novērst uzņēmuma neatbilstības. Tikai galējas nesadarbošanās gadījumā, attiecīgie uzņēmumi tiek izslēgti no reģistra. Jāatzīst, ka pie datu ievades UR prakse tikai veidojas, jo tas ir jaunums gan klientiem, gan mums pašiem. Taču kā jau minēts, iestāde rīkojas atbilstoši riska pieejai un apgrūtinājums pašlaik ir tiem klientiem, kas atbilst noteiktajiem riska kritērijiem. Pārējie klienti pat neizjūt, ka UR darbībā būtu kas mainījies, jo ierakstus par patiesā labuma guvēju lielai klientu daļai (vietējiem uzņēmumiem ar skaidru īpašnieku struktūru) UR veica automātiski. Ņemot vērā, ka patiesā labuma guvēju reforma ir būtiska izmaiņa, līdz ar to UR to ir komunicējis dažādi – gan sabiedrībai kopumā (publikācijas medijos, specializētos laikrakstos, informācija sociālo tīklu kontos, kā arī UR tīmekļvietnē), gan individuāli ar riskantajām klientu grupām (sadarbībā ar VID divas reizes izsūtīti paziņojumi EDS). Tāpat ir bijuši semināri un arī video UR mājas lapā”.

Pērn atsevišķos medijos izskanēja pārmetumi UR par riskos balstītās pieejas ieviešanu patieso labuma guvēju reģistrācijā. Taču, redzot “Konsultē vispirms” klientu sniegtās atsauksmes ar augšup kāpjošu pozitīvo tendenci, UR gandarīti atzīst, ka riskos balstītā pieeja ir vērtējama pozitīvi, un acīmredzot ar neērtībām saistībā ar patieso labuma guvēju reģistrāciju saskaras tie juristu biroji, kuri apkalpo komersantus ar sarežģītām pārrobežu ķēdēm, kuras ir definētas kā augsta riska SIA. Šī izteiktā kritika UR tiek uztverta nopietni, un tiek domāts gan par UR darbinieku, gan klientus pārstāvošo juristu izpratnes veicināšanu par prasībām un to īstenošanu praksē, kas jau atkal sasaucās ar “Konsultē vispirms” iniciatīvas izvirzīto mērķi – uzlabot savstarpējo sadarbību un sapratni starp iestādi un klientiem, veicinot prasību izpildi.

Vēl viens piemērs, kur UR darbība tika būtiski ietekmēta, ir Covid-19 krīze. Šie neparedzētie apstākļi valstī ir parādījuši, ka UR ir komanda, kas spēj operatīvi pieņemt lēmumus un nodrošināt savu darbību pilnībā attālināti. Pēc ārkārtējās situācijas izsludināšanas Latvijā, UR vadības komanda slēdza klientu apkalpošanu klātienē visā Latvijā, aicinot klientus UR pakalpojumus saņemt attālināti un elektroniski, jo visi iestādes pakalpojumi ir pieejami ar pasta palīdzību, dokumentiem papīra formātā, vai elektroniski.

Pirmajās dienās UR klientu apkalpošanas darbinieki saskārās ar asu klientu reakciju, taču uzreiz jāsaka, ka klientu paustā neapmierinātība bija rezultāts vispārējam satraukumam par neskaidro rītdienu uzņēmējdarbībā kopumā. Tā var secināt tāpēc, ka pēc valdības nākošajiem secīgi pieņemtajiem lēmumiem un iestāžu skaidrojumiem par atbalstu uzņēmējiem, asā reakcija pazuda.

Šobrīd, kad pagājuši divi mēneši kopš slēgta klientu apkalpošana klātienē var teikt, ka UR ir atgriezies “normālā ikdienā”, tikai ar vienu niansi – viss klientu atbalsts, konsultācijas un pakalpojumi notiek attālināti elektroniskā formā, saglabājot klientorientētu pieeju. Pieprasījums pēc konsultācijām zvanu centrā, tīmekļvietnes apmeklējums, jautājumi sarunbotam UNAi ir apmēram iepriekšējā līmenī. Protams, ir vērojama lielāka interese par elektroniskajām iespējām, kas maina sniegto konsultāciju raksturu.

No vienas puses, var teikt, ka UR darbībā nekas nemainās, un šobrīd var baudīt agrāk ieguldītā darba rezultātus. UR tīmekļvietnē klienti var pa soļiem uzzināt, kā saņemt UR pakalpojumus, tostarp kā iesniegt pieteikumu elektroniski un UNA konsultē 24/7. Vēl pāragri runāt par tendencēm kopumā, bet atsevišķos sektoros darbinieki jau atzinuši, ka iesniegtajos dokumentos ir mazāk kļūdu, jo klienti tīmekļvietnē rūpīgi lasa pakalpojumu aprakstus pa soļiem, dara kā rakstīts, kas paaugstina iesniegumu kvalitāti. Tas parāda, ka UR mājas lapā visa nepieciešamā informācija ir klientam atrodama (viegli pieejama) un pasniegta saprotamā veidā. Reaģējot uz situāciju, sarunbota UNAs komanda ir papildinājusi arī UNA scenārijus (jautājumu un atbilžu pāri) par attālinātajām un elektroniskajām iespējām.

Krīzes pozitīvā iezīme ir tā, ka tiek izgaismoti problēmjautājumi. Ikdienā tos parasti neievēro, jo problēmas var dažādi apiet. Tā arī klātienes “atslēgšana” ir izgaismojusi nepieciešamību vēl vairāk attīstīt e-pakalpojumus. Klienti, kas jau līdz šim izmantoja UR e-pakalpojumus, visticamāk ar tiem bija apraduši un iemācījušies tos lietot, un trūkumiem varbūt pat vairs nepievērsa tik lielu uzmanību. Taču tagad parādās jauna klientu grupa, kas ar e-pakalpojumiem saskaras pirmo reizi un šiem klientiem ir konstruktīvs viedoklis un svaigs skatījums uz risinājumiem, tāpēc ar viņiem labprāt noris konsultācijas un tiek uzklausītas viņu konstatētās nepilnības vai radītie priekšlikumi. Ņemot vērā, ka tieši no uzņēmēju veiksmes un izdošanās ir atkarīga visas sabiedrības kopējā labklājība, tad ir jārod iespējas uzlabot e-iespējas klientiem, lai tie var vairāk laika veltīt biznesam un mazāk – birokrātijai.

UR darbinieki sastopas arī ar jauniem izaicinājumiem klientu konsultēšanā, ņemot vērā dažādu iestāžu pakalpojumu savstarpējo mijiedarbību. Piemēram, e-paraksts nav UR pakalpojums, bet tas nepieciešams UR pakalpojumu saņemšanai. Izaicinājums ir nobalansēt robežu – cik daudz skaidrot klientam citas iestādes pakalpojumus, lai izvairītos no “futbola”, no vienas puses, un kurā brīdī apstāties, un pārvirzīt klientu pie kompetentās iestādes, lai sniegtā informācija par pakalpojumu būtu korekta un pilnīga, no otras puses.

UR galvenā valsts notāre Guna Paidere saka: „Pēdējos gados UR darbinieki vairākus pakalpojumus ir ieviesuši un attīstījuši ar motivāciju – esam valsts iestāde, bet vēlamies būt tikpat inovatīvi kā mūsu klienti – uzņēmēji! Arī šobrīd UR cenšas iet vienā solī ar klientu, viņa vajadzībām un skaidrot kā UR pakalpojumus saņemt elektroniski. Jāteic, ka kopumā UR klienti ir atsaucīgi un ātri apgūst jauno. UR cenšas tāds būt arī pretī! Ja klientam kaut kas nesanāk, aicinām to nokomunicēt ar UR tieši, rakstot uz info@ur.gov.lv. Rakstiet, meklēsim risinājumus kopīgi, arī nestandarta situācijās. Bet, ja arī sanāk, lūdzu, rakstiet, jo darbiniekiem tas ir svarīgi!”