Personāls

Reģistrs stratēģijā 2022 – 2026 pirmo reizi iestādes vēsturē kā vienu no prioritārajiem darbības virzieniem definēja “Pievilcīgs darba devējs”, jo iestādes digitālā transformācija, kas ietver iestādes procesu un pakalpojumu attīstību, nav iespējama bez cilvēkiem. Tikai cilvēki būs tie, kas pārmaiņu rezultātā nodrošinās nepieciešamo iznākumu.

2020.-2021. gadā, kad slimības Covid-19 ierobežojumu rezultātā iestāde slēdza klientu apkalpošanu klātienē un daudzi nodarbinātie strādāja attālināti, atklājās, ka, no vienas puses, vairumā gadījumu nodarbinātie spēj nodrošināt labus darba rezultātus un jūtas kopumā labi, strādājot attālināti, un vēlas to turpināt, bet, no otras puses, situācija izgaismoja vairākas ar darba vidi un informācijas apriti saistītas nopietnas nepilnības. Turklāt – nesaistīti ar Covid-19 situāciju 2020. gadā iestādē notika reorganizācija – agrākās reģionālās nodaļas (Liepājā, Ventspilī, Bauskā, Valmierā, Jēkabpilī, Rēzeknē, Daugavpilī) tika likvidētas kā iestādes struktūrvienības (nodaļas), bet reģionos strādājošie ar savu darbu iekļāvās iestādes kopējā darba plūsmā, tādējādi faktiski strādājot attālināti no iestādes galvenā biroja jeb Resursu mājas Rīgā. Papildus tam 2021. gadā Valsts kancelejas veiktā iesaistīšanās pētījuma apkopotie dati atklāja, ka 1) Reģistra nodarbinātos raksturo izpratne par iestādes misiju, vīziju un vērtībām, uzticēšanās iestādes augstākā līmeņa vadībai un tās sniegtajai informācijai, uzticēšanās informācijai, ko saņem; 2) nodarbinātie strādā ar misijas apziņu, lepojas ar to, ko dara, nodarbinātie strādā ar augstu atbildības sajūtu, ir augsta koncentrēšanās spēja, izpalīdzīgs kolektīvs, pozitīva gaisotne, bet pie visa iepriekš minētā Reģistra nodarbinātajiem uzrādās liels izdegšanas risks.

Tādējādi Reģistram bija laba bāze, lai uzsāktu un attīstītu attālināto darbu, iemiesojot sabiedrības mobilitātes jēdzienu dzīvē un orientējoties uz darāmajiem darbiem ikdienas pakalpojumu klientiem nodrošināšanas un iestādes digitālās transformācijas kontekstā.

Tāpēc tika nolemts stratēģijas periodā attīstīt darba vidi, nodrošinot nodarbinātajiem mobilitāti atbilstoši pašu izvēlei, un pilnveidot iekšējās pārmaiņu komunikācijas procesus iestādes digitālās transformācijas īstenošanai. Reģistrs vēlas radīt tādu darba vidi un apstākļus, kas motivētu profesionāļus strādāt Reģistrā, lai cilvēki, no vienas puses, efektīvi nodrošinātu iestādes mērķu sasniegšanu, bet, no otras puses, justos labi un ar prieku nāktu uz darbu.

Darbības virziena “Pievilcīgs darba devējs” ieviešanai tika definēti vairāki mērķi.

Mērķa “Attīstīta, elastīga darba vide” sasniegšanai Reģistrs 2022. gadā definēja mobilās darba vietas konceptu, kas ietver noteiktu darba vietas aprīkojuma un datortehnikas drošības standartu, lai nodarbinātais droši varētu strādāt no jebkuras vietas, un uzsāka tā ieviešanu. Reģistrs 2022. gada ieviesa IP telefonijas risinājumu Jabber, kas ļauj zvanu centra un citiem nodarbinātajiem izmantot datora programmatūru vai lietotni mobilajā telefonā, lai veiktu zvanus, izmantojot darba telefona numuru. Tādejādi nodarbinātie var strādāt attālināti bez nepieciešamības darba saziņai izmantot privātos mobilos tālruņus, tostarp publiskot privāto mobilo tālruņu numurus. 2023. gadā Reģistrs turpināja IP telefonijas risinājuma ieviešanu visu nodarbināto ierīcēs. Jaunais dzīvesveids ļāvis iestādē noņemt 153 stacionāros telefona aparātus.

Mērķa “Iesaistīti darbinieki” sasniegšanai 2023.gadā tika veikts Reģistra nodarbināto darba dzīves kvalitātes pētījums. Tas atklāja, ka kvalitatīvu darba dzīvi nodarbinātajiem nodrošina labas attiecības un komunikācija darbā, personību piemērotība amata pienākumiem un videi, piederība un darba nozīmīgums. Savukārt darba dzīves kvalitāti visvairāk mazina nepietiekamais atalgojums, darba stress, darba un privātās dzīves līdzsvara trūkums, kā arī atsevišķos gadījumos darba izraisītas veselības problēmas. Tādējādi iestādei jārisina nepietiekošā atalgojuma problēma, darba slodzes samērošana, mazinot darba stresu un nodrošinot darba un privātās dzīves līdzsvaru, kā arī jāuzlabo fiziskie darba resursi un apstākļi, lai mazinātu darba radītas veselības problēmas, un komunikāciju, kas ir izteikti aktuāla problēma daļai personāla. Kopumā darba dzīves kvalitāti ietekmē deviņi faktori: atalgojums par darbu, attiecības un komunikācija darbā, iesaiste organizācijas kultūrā un politikā, darba un privātās dzīves līdzsvars, izaugsmes iespējas, veselība un drošība, piederība un darba nozīmīgums, personības piemērotība darbam, darba stress.

Reģistra stratēģijā kā viens no kvalitātes radītājiem noteikta nodarbināto iesaistīšanās, kas būtu jānotur 70% līmenī. Reģistra nodarbināto iesaistīšanās indekss 2022. gadā bija 93,4%. Tas norāda, ka Reģistra nodarbinātajiem ir augsts iesaistīšanās līmenis, cilvēki strādā ar misijas apziņu, taču vienlaikus tas var nest izdegšanas risku. Iesaistīšanās pētījums atklāja, ka kopumā Reģistra rādītāji ir virs valsts pārvaldes vidējiem rādītājiem (daudzos blokos saņemta atzīme 4 (skalā, kurā maksimums ir 5)). Nodarbinātie ir īpaši apmierināti ar savu tiešo vadītāju un atmosfēru savā struktūrvienībā, saprot iestādes stratēģiskos mērķus, un tie iedvesmo darbam. Vienlaikus dati norādīja, ka ne vienmēr nodarbinātie izprot savas struktūrvienības mērķus un savu lomu iestādes stratēģisko mērķu sasniegšanā. Atsevišķas datu pozīcijas arī norādīja, ka iestādē tiek veikts rutinēts darbs, kura ietvaros piemirstas darba jēga un nozīmīgums. Savukārt jomas, kurām īpaši jāpievērš – nodarbināto labbūtība, izdegšanas mazināšana un darba jēgas un mērķa skaidrošana ikdienā. Atvērtajos jautājumos izcēlās sekojošas uzlabojamās jomas – atalgojums, darba vide gan Reģistra telpās, gan attālinātajā darba vietā, kā arī nepieciešamība turpināt darbu pie IT risinājumu darbības uzlabošanas.

2023. gadā Reģistram tika piešķirts papildu finansējums, kas ļāva pārskatīt nodarbināto atalgojumu, to kāpinot, tomēr tas nav pietiekams, lai sasniegtu mēnešalgu intervāla viduspunktu.

Atkārtots valsts pārvaldes nodarbināto iesaistes pētījums tiks veikts 2024. gadā, kas dos iespēju salīdzināt rādītājus.

Ņemot vērā attālinātā darba blakni – piederības sajūtas mazināšanos, lai veicinātu nodarbināto iesaisti, 2023. gadā tika organizēti neformālie pasākumi, veikta vidējā līmeņa vadītāju apmācība, ceļot kompetenci vadīt komandu attālinātas darba laika formas apstākļos, nodrošinot atgriezenisko saikni. 2023. gadā apmācību procesā iesaistīts 171 nodarbinātais 60 dažādās mācībās (konferences, kursi, radošās darbnīcas, vebināri, e-mācības), 24 no tām organizēja Valsts administrācijas skola. Piederības un kopības sajūtas veicināšanai tika izmantota arī 2022. gadā izveidotā iekšējās saziņas platforma. Tās uzturēšanā iesaistās dažādu struktūrvienību aktīvākie nodarbinātie, veidojot interaktīvus iesaistīšanās pasākumus, daloties ar stāstiem no darba ikdienas un uzrunājot iesaistīties tematiskos pasākumos. Neskatoties uz attālināto darbu, šīs aktivitātes veicina kopības sajūtu un iesaisti.

Attālinātais darbs un attālināta klientu apkalpošana ir ievērojami paātrinājusi Reģistra iekšējo digitālo transformāciju, jo jaunais – digitālais – dzīvesveids prasa pārmaiņas: jaunas tehnoloģijas un jaunus darba procesus. Uzsāktā transformācija kā pārmaiņu un attīstības process notiek joprojām. Galvenās tendences ir:

pieaugoša mākoņpakalpojumu izmantošana, kas ļauj nodarbinātajiem strādāt no jebkuras vietas, nodrošinot lielāku elastību un pieejamību;
attālinātās saziņas iespēju izmantošana ne tikai ikdienas saziņā, bet arī nodarbināto apmācīšanā, kā rezultātā tehnoloģu attīstība palīdz uzlabot nodarbināto efektivitāti un produktivitāti;
pieaugoša uzmanība datu drošībai un privātumam, lai aizsargātu Reģistra rīcībā esošos datus.

Tā rezultātā, līdz ar iestādes digitālo transformāciju, kas ietver gan tehnoloģiju attīstību, gan tehnoloģiju attīstības rezultātā ienestās pārmaiņas dažādos darba procesos, Reģistra kā iestādes ieguvumi ir: paaugstinājusies efektivitāte un produktivitāte, jo tehnoloģu attīstība palīdz Reģistram uzlabot sniegto pakalpojumu kvalitāti; uzlaboti pakalpojumi, jo digitālās tehnoloģijas var palīdzēt nodrošināt ātrāku, ērtāku un pieejamāku klientu apkalpošanu; paaugstināta pārredzamība un atbildība, jo tehnoloģijas palīdz iestādei būt atvērtākai un atbildīgākai pret sabiedrību; labāka lēmumu pieņemšana, jo tehnoloģijas palīdz iestādei pieņemt efektīvākus – datos balstītus – lēmumus. Transformācijas procesā jāsaskaras arī ar izaicinājumiem: nepieciešams ieguldīt ievērojamus līdzekļus digitālajās tehnoloģijās un infrastruktūrā; nepieciešams apmācīt nodarbinātos, lai viņi varētu droši izmantot jaunās tehnoloģijas; jāspēj mazināt pretestību pārmaiņām, veicot nodarbināto iesaistīšanu pārmaiņu procesā, skaidrojot pārmaiņu nepieciešamību – mērķi, kā arī Reģistra rīcībā esošo datu aizsardzības jautājumi.

Iestādes digitālā transformācija skar organizāciju visos – pakalpojumu, procesu un nodarbināto – līmeņos, tostarp arī visos amatos notiek profesijas digitālā transformācija, arvien pieaugot darbam ar dažādiem IT risinājumiem. Viena no pirmajām nodarbināto grupām, kas to izjuta, bija klientu apkalpošanas speciālisti – klientu apkalpošanu klātienē transformējās uz attālināta atbalsta sniegšanu. Profesiju transformāciju, balstoties uz iestādes digitālo transformāciju, Reģistrs 2023. gadā skaidroja arī publiskās aktivitātēs – gan digitālās ekskursijās pēc mācību iestāžu pieprasījuma, gan Ēnu dienas aktivitātēs stāstot par jurista profesijas digitālo transformāciju.

Personāla apmierinātība ar attālināto darbu

Strādāt attālināti liela daļa nodarbināto sāka jau 2020. gadā, ņemot vērā slimības Covid-19 ierobežojumus. Sākotnēji ne visi nodarbinātie vēlējās strādāt attālināti un ne visi nodarbinātie varēja strādāt attālināti – ir noteikti pienākumi, kuru veikšanai nepieciešama klātesamība reizi vai vairākas nedēļā, atkarībā no apstākļiem, kā arī ir pienākumi, kurus nevar veikt attālināti, ņemot vērā darba specifiku (piemēram, Arhīva nodaļa, Informācijas nodaļa). Līdz ar iekšējo digitālo transformāciju un tehnoloģiju attīstību, katru gadu pieaug to nodarbināto skaits, kuri novērtē attālinātā darba iespējas. 2023. gadā ir mazliet palielinājies to nodarbināto skaits, kuri izvēlās strādāt tikai attālināti – no 46% uz 48%, un mazliet samazinājies – no 49% uz 47% – to nodarbināto skaits, kuri strādā daļēji attālināti.

Reģistrs turpina monitorēt nodarbināto apmierinātību ar attālināto darbu.

Līdz ar to šobrīd attālinātais darbs jau ir nevis vairs “jaunais normāli”, bet “vienkārši normāli”. Stabilizējas tendence, ka vairums – 95% – nodarbināto novērtē attālinātā darba iespējas un tās labprāt izmanto. Reģistra stratēģiskā nostādne – nodarbinātais var strādāt attālināti, ja to vēlas, ja to ļauj amata pienākumi, ja tam piekrīt tiešais vadītājs, ņemot vērā nodarbinātā veiktā darba kvalitāti.

Jau iepriekš Reģistrā darba organizācija bija orientēta uz rezultātu, ne procesu, līdz ar to attālinātais darbs turpina līdzšinējo praksi – nevis “strādāju no pusdeviņiem līdz pieciem”, bet “šodien izdarīju to un to”. Šādu – uz rezultātu orientētu – pieeju Reģistrs ir pārņēmis no saviem klientiem – uzņēmējiem, kā arī to liek nodrošināt dažādi likumos noteikti termiņi, piemēram, cik dienu laikā Reģistram jāpieņem lēmums attiecībā pret klientiem, kādos termiņos jāizpilda saistības pret Eiropas Savienību un Eiropas Komisiju, piemēram, IT risinājumu izbūvē, veidojot Eiropu kā vienotu telpu uzņēmējiem digitālajā vidē utt.

Iesaistīšanās pētījumā (2022) nodarbinātie apliecināja, ka vadītāji uzticas nodarbinātajiem. Pateicoties uzticēšanās kultūrai, attālināta darba nodrošināšana ilgtermiņā ir iespējama.

2023. gada pētījumā nodarbināto norādītie ieguvumi no attālinātā darba iespējas:

lielāka elastība – nodarbinātie var strādāt no jebkuras vietas un jebkurā laikā, kas ļauj viņiem labāk līdzsvarot darbu un privāto dzīvi;
laika un naudas ietaupīšana – nodarbinātajiem, strādājot attālināti, ir iespēja ekonomēt laiku, ko kādreiz tērēja ceļā uz un no darba;
nodarbinātie var strādāt sev ērtā vidē, kas var palielināt produktivitāti un labsajūtu;
nodarbinātajiem nav jātiek galā ar stresa faktoriem, kas saistīti ar darbu birojā, piemēram, troksni, pārtraukumiem un gariem braucieniem uz darbu un no darba.

Reģistra kā darba devēja ieguvumi no attālinātā darba iespējas:

Iespēja piesaistīt talantus no visas Latvijas, neaprobežojoties ar kandidātiem, kas dzīvo darba vietas tuvumā;
paaugstināta produktivitāte: pētījumi liecina, ka attālināti strādājošie nodarbinātie var būt produktīvāki nekā birojā strādājošie nodarbinātie;
samazinātas izmaksas uz biroja telpu nomu un citas ar apsaimniekošanu saistītās izmaksas;
paaugstinās nodarbināto apmierinātība ar savu darba un privātās dzīves līdzsvaru.

Protams, nevar aizmirst arī par attālinātā darba trūkumiem, tādiem kā nodarbināto spējas koncentrēties (mājās esošie traucējošie faktori, kas var apgrūtināt koncentrēšanos uz darbu), var būt grūti uzturēt ciešas attiecības ar kolēģiem.

Rūpējoties par nodarbināto darba dzīves apstākļiem, strādājot attālināti, Reģistrs nodarbinātos nodrošina ar aprīkotu darba vietu – IT aprīkojumu, papildu ekrānu, dokstaciju, kā arī nepieciešamības gadījumā nodarbinātie tiek nodrošināti ar biroja krēslu.

Statistika par personālu

2023. gadā Reģistrā bija 183 amata vietas, vidējais faktiski nodarbināto skaits – 168.

Reģistrā 2023. gadā tika nodibinātas darba tiesiskās/valsts civildienesta attiecības ar 27 nodarbinātajiem un pārtrauktas tiesiskās/valsts civildienesta attiecības ar 17 nodarbinātajiem. Personāla mainība bija 10%, salīdzinot ar 13% 2022. gadā.

2023. gada 31. decembrī Reģistrā bija 100 valsts civildienesta ierēdņu amatu vietas un 83 darbinieku amatu vietas.

Amata vietu sadalījums:

Atbalsta funkciju veicēji: 42
Vadītāji (augstākā, vidējā un zemākā līmeņa): 35
Politikas ieviesēji: 106

Nodarbināto sadalījums pa dzimumu grupām (no vidējā faktiski nodarbināto skaita):

Sievietes: 87% (147)
Vīrieši: 13% (21)

Augstākā izglītība ir 80% no visiem Reģistra nodarbinātajiem.

Lai kvalitatīvi varētu veikt Reģistram uzticētās funkcijas, Reģistra viens no svarīgiem personāla vadības procesiem ir nodrošināt nodarbināto kvalifikācijas celšanu un uzturēšanu. 2023. gadā nodarbinātie piedalījās vairākos apmācību kursos, piemēram, kā “Interešu konflikts”, “Sankciju riska efektīva pārvaldīšana publiskajā sektorā”, “E-adrese un e-dokumenti”, “Publiskais iepirkums”, “Efektīvs vadītājs - Vizuālā plānošana”, kā arī apmācībās par dokumentu arhivēšanu, personas datu aizsardzību, darba vides risku noteikšanu attālinātai darba vietai un ar risku noteikšanu saistītās problēmsituācijās. Reģistra nodarbinātie arī izmantoja iespējas noklausīties bezmaksas vebinārus un bezmaksas apmācības, ko rīkoja gan Valsts administrācijas skola, gan citas organizācijas. Lai nodrošinātu nodarbināto kvalifikācijas celšanu un uzturēšanu, Reģistrā regulāri tika veiktas arī iekšējās mācības.

Nodarbināto sadalījums pa vecuma grupām

Mēs dzīvojam laikā, kad darba tirgū ir sastapušās vairākas paaudzes, par kuru atšķirībām daudz tiek runāts Rietumu pasaulē. Katrai no tām ir sava unikālā pieredze, vērtības, prioritātes un mērķi, katru raksturo citāda uzvedība, un darba devējiem ar to jārēķinās.

Veterāni (1922 – 1945) tiek saukti par “kluso” paaudzi. Auguši laikā, kad bija pieņemts bērnus “redzēt, bet nedzirdēt”. Piedzīvojuši Otrā pasaules kara šausmas, deportācijas un tuvinieku zaudēšanu, resursu un pārtikas trūkumu.

“Baby boomers” (1946 – 1964) jeb “bēbīšu buma” pēc Otrā pasaules kara paaudze dzīvo ar devīzi “Dzīvot, lai strādātu”. Pieticīga darbaholiķu paaudze, kuras lielākais kapitāls darba tirgū ir uzkrātā darba un sociālā pieredze un lojalitāte darba devējam. Šīs paaudzes nodarbinātie nereti visu mūžu nostrādājuši vienā darba vietā, ir orientēti uz komandu un sadarbību.

X paaudze (1965 – 1979) dzīvo ar devīzi “Strādāt, lai dzīvotu”. Ir neatkarīgi un individuālisti, mazu nozīmi piešķir statusam. Orientēti uz rezultātu, meklē iespējas attīstīt savas zināšanas un prasmes, nodrošināt sevi materiāli. Pirmā paaudze, kas apguvusi informātiku un datorus, un labprāt mācās visu mūžu. Strādīgi un, ja jūtas novērtēti – lojāli.

Y paaudze (1980 – 1994) dzīvo ar devīzi “Balanss starp darbu un dzīvi”. Šī paaudze tiek saukta arī par “mileniāļiem” (millenials) un “dzīves baudītājiem”. Interneta buma paaudze, kas piedzīvojusi globalizācijas un tehnoloģiju ienākšanu visās dzīves jomās. Enerģiski, mērķtiecīgi, visu grib ātri un uzreiz. Vēlas strādāt interesantu darbu, kurā jūtama atgriezeniskā saite. Optimistu paaudze. Nerespektē hierarhiju – strādā nevis priekšniekam, bet kopā ar viņu. Visnelojālākie nodarbinātie: ja jutīsies nenovērtēti, ātri un bez sentimenta pārtrauks darba attiecības, lai dotos tālāk.

Z paaudze (1995 – 2010) dzīvo ar devīzi “Te – darbs, tur – dzīve”. Šī paaudze tiek saukta arī par YouTube paaudzi un “digitālajiem iezemiešiem” (digital natives). Dzīve ir saplūdusi ar mūsdienu tehnoloģijām, viņu ikdiena – internets, sociālie tīkli, viedierīces. Apzinās tehnoloģiju un robotizācijas ienākšanu darba vidē, nepieciešamību visu mūžu izglītoties un ik pa laikam mainīt profesiju. Tiecas strikti nošķirt darbu no privātās dzīves, un pašīstenošanos meklē interešu jomās ārpus darba.

Reģistrā nodarbinātā profils 2023. gadā

Apkopojot iepriekš rakstīto, Reģistrā 2023.gadā nodarbinātā profils ir šāds:

Vairums Reģistra nodarbināto nāk no X un Y paaudzēm. Reģistrā nodarbinātais ir enerģisks un mērķtiecīgs, kvalificēts un motivēts profesionālis, kas ir iesaistīts iestādes misijas un mērķu sasniegšanā. Šis darbinieks pārstāv dažādas profesionālās un izglītības jomas. Ir iegūta viena vai vairākas augstākās izglītības, jo Reģistrā darbojas gan kā atbalsta funkciju veicējs, gan kā vadītājs, gan arī kā politikas ieviesējs.

Attiecībā uz darbam nozīmīgākajām īpašībām - nodarbinātais ir elastīgs un pielāgojas digitālajai darba videi, kas ietver arī attālināto darbu. Nodarbinātais vērtē iespējas strādāt attālināti un uzskata, ka tas sniedz lielāku elastību un līdzsvaru starp darbu un privāto dzīvi. Turklāt, nodarbinātais spēj koncentrēties uz darbu, neskatoties uz traucējošiem faktoriem, kas var rasties darba vides maiņas dēļ. Reģistrā nodarbinātais novērtē arī iespējas darba izaugsmes un profesionālās attīstības jomā, aktīvi piedaloties apmācībās un kursos, kas nodrošina nepieciešamās zināšanas un prasmes darba pienākumu veikšanai. Darbinieks ir ieguldījis pūles, lai paaugstinātu savu kvalifikāciju, kā arī ir gatavs turpināt mācīties, lai sekmētu gan savu personīgo, gan profesionālo izaugsmi.

Nodarbinātais ir apmierināts ar savu darbu un uzskata, ka tiek novērtēts un atbalstīts savos centienos. Viņš aktīvi iesaistās iestādes dzīvē un veicina labas attiecības un komunikāciju ar kolēģiem un vadību.

Nodarbinātais ir svarīgs iestādes digitālās transformācijas procesā, piedaloties jaunu tehnoloģiju un darba procesu ieviešanā, kā arī veicot savus pienākumus uzmanīgi un atbildīgi.