Priekšvārds
@topicalityPage.ContentPart.HeaderText
Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistram (turpmāk tekstā – Reģistrs)[1] 2023. gads bija izaicinājumu pilns – neraugoties uz to, ka gada vidū pēc diviem amatā nostrādātiem termiņiem darba attiecības ar iestādi izbeidza iestādes vadītājs (galvenais valsts notārs) un iestādes vadītāja pienākumus pildīja galvenā valsts notāra vietnieks juridiskajos jautājumos, Reģistrs 2023. gadā turpināja virzīt 2022. gadā uzsāktos digitālās transformācijas un lomas maiņas procesus, pateicoties saliedētai vadības komandai un iesaistītiem darbiniekiem.
Digitālā transformācija izriet no Reģistra stratēģijas. Savukārt iestādes lomas maiņu, kas sākās 2022. gadā, sekmē ārējie faktori, kuru ietekmē Reģistrs transformējas no iestādes, kas reģistrē aktuālo informāciju par uzņēmējdarbības vides spēlētājiem, uz uzņēmējdarbības vides skatlogu, kurā iespējams iepazīties ar drošas un caurspīdīgas vides nodrošināšanai nepieciešamo informāciju.
2023. gadā Reģistrs nostiprina savu datu devēja pozīciju – ierakstu un dokumentu izsludināšana Reģistra informācijas tīmekļvietnē, datu par patiesajiem labuma guvējiem publiskās pieejamības saglabāšana, jaunu tematisko datu kopu nodošana Eiropas biznesa reģistru informācijas apmaiņas sistēmās (BRIS, BORIS), Reģistra inovācijas – datu analītikas nostiprināšana normatīvajos aktos, paplašinot analītikas lauku.
Ņemot vērā, ka iestādes digitālā transformācija notiek, nepārtraucot informācijas reģistrēšanas un informācijas pieejamības pakalpojumu nodrošināšanu nacionālā un starptautiskā mērogā, paralēli veicot pielāgojumus IT sistēmās jaunu normatīvo aktu prasību ieviešanai abās – informācijas reģistrācijas un informācijas pieejamības nodrošināšanas – jomās, un paplašinās regulējuma jomas, kas skar Uzņēmumu reģistra darbību, iesāktā digitālā transformācija piedzīvo arvien jaunus izaicinājumus.
Digitālā transformācija Reģistrā sākās 2022. gadā, balstoties uz iestādes stratēģiju 2022.–2026. gadam. Tā paredz noslēgt 2017. gadā uzsākto pāreju no nacionāla līmeņa iestādes, kas klientus apkalpo klātienē, pieņemot vai izsniedzot dokumentus papīra formātā, uz starptautisku digitālu iestādi, kas klientus apkalpo attālināti, nodrošinot e-pakalpojumus digitālajā vidē, tostarp attīstot pašapkalpošanās e-pakalpojumu portfeli. Stratēģijas “sirds” ir esošo, pagājušā gadsimta deviņdesmitajos gados būvēto IT sistēmu nomaiņa, nepārtraucot reģistrācijas un informācijas pieejamības pakalpojumu nodrošināšanu, uz mūsdienīgiem IT risinājumiem. Ņemot vērā, ka 2012. gadā būvētā reģistrācijas e-pakalpojuma tehnoloģiskie risinājumi bija novecojuši un mūsdienīgas e-vides prasībām neatbilstoši, nepieciešami mūsdienīgi IT risinājumi, lai nodrošinātu IT sistēmu darbības nepārtrauktību jeb pakalpojumu pieejamību un veidotu jaunus klientorientētus e-pakalpojumus, tostarp transformācijā ietverot iekšējo procesu efektivizāciju, juridisko procedūru vienkāršošanu un līdz ar to administratīvā sloga mazināšanu Reģistra klientiem nacionāli un starptautiski, atbilstoši Reģistra darbības moto – “datus uzraugām, klientus konsultējam”.
Iestādes digitālā transformācija skar organizāciju visos – pakalpojumu, procesu un darbinieku – līmeņos, nosakot secīgas izmaiņas vairāku gadu garumā. Darbu pie stratēģijas ieviešanas Reģistrs sāka jau 2021. gadā. Pirmais stratēģijas ieviešanas solis bija jaunas IT sistēmas būvniecības uzsākšana un normatīvo aktu izvērtēšana, negaidot stratēģijas apstiprināšanu. Veiktie priekšdarbi ļāva jau 2022. gadā klientiem lietošanai beta versijā nodot jauno pakalpojumu portālu registrs.ur.gov.lv, kas kļuva par pirmo publiski redzamo soli iestādes digitālajā transformācijā, atbilstoši stratēģijai.
2023. gadā Reģistrs noslēdza pāreju no agrākā reģistrācijas e-pakalpojuma, kas atradās vietnē latvija.gov.lv, uz jauno reģistrācijas pakalpojumu Reģistra pakalpojumu portālā. Tajā šobrīd pieejami tikai reģistrācijas pakalpojumi, kuru funkcionālā pilnveide turpinās. Plānots, ka nākotnē pakalpojumu portāls tiks papildināts ar lielāku skaitu pakalpojumu.
Atbilstoši Reģistra stratēģijai iestāde transformējas ne tikai tehnoloģiski. Viena no transformācijas šķautnēm ir arī pāreja no nacionāla līmeņa iestādes, kas apkalpo klientus Latvijā, uz starptautisku iestādi, kas, pirmām kārtām, visus Eiropas Savienības (turpmāk – ES) rezidentus apkalpo pēc vienotiem ES standartiem, otrām kārtām, spēj apkalpot arī ES nerezidentus. Atbilstoši šiem standartiem tika veidots arī pakalpojumu portāls. Vienotais ES standarts izriet no vairākiem Eiropas līmeņa juridiskajiem tvērumiem, piemēram, Vienotās digitālās vārtejas regulas, Pakalpojumu direktīvas, Elektroniskās identifikācijas un uzticamības pakalpojumu regulas (eIDAS regulas), tostarp arī paredzot Reģistram pienākumu izmantot Latvijā jau izstrādātus koplietošanas risinājumus klientu – Latvijas rezidentu un klientu – ES rezidentu apkalpošanai, piemēram, e-parakstīšanai un eIDAS autentifikācijai izmantot jau Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrijas (VARAM) pārraudzībā radītos IT risinājumus. Reģistra pakalpojumu faktiskā pārrobežu pieejamība un ieguvums klientiem – Latvijas nerezidentiem būs atkarīgs no ES dalībvalstu gatavības ieviest Eiropas līmeņa regulējumu nacionālos līmeņos juridiski un tehniski. Tostarp operatīvi aktualizēt izmaiņas koplietošanas risinājumos, kas ļauj vienas ES valsts rezidentam saņemt pakalpojumu citā ES valstī kā ES rezidentam, balstoties uz vienoto ES standartu un centralizētajiem koplietošanas risinājumiem.
2023. gadā veiktais klientu apmierinātības monitorings liecina, ka iestāde transformējas kopsolī ar klientiem, un klienti pakalpojumu portālu vērtē pozitīvi: 80% klientu pakalpojumu portālu vērtēja kā labu, tostarp 65% – kā ļoti labu, piešķirot piecu zvaigžņu vērtējumu. 2023. gadā jau 92% reģistrāciju tika pieteiktas elektroniski, salīdzinājumam – 2022. gadā bija 89%, kas apliecina, ka klientu paradumi mainās, un Reģistra darbiniekiem neatlaidīgi nodrošinot klientiem nepieciešamās konsultācijas notiek virzība uz stratēģijā noteikto rādījumu sasniegšanu – 100% digitāli.
2023. gadā turpinājās Reģistra lomas maiņa. Īstenojot globālo cīņu pret naudas atmazgāšanu, starpvaldību organizācija Finanšu darījumu darba grupa (FATF) uzsvēra reģistru iestāžu jauno lomu. Tās līdz ar informācijas par patiesajiem labuma guvējiem uzkrāšanu no datu reģistrētājām kļuva par noziegumu atklāšanas un novēršanas sistēmas sastāvdaļu piedāvājot datu pieejamību un datu aktualitāti 3A zīmē, jeb akurāti (pareizi), adekvāti (atbilst reālajai situācijai) un aktuāli (jaunākā informācija) dati. Reģistra lomas maiņa Latvijā sākās 2022. gadā, kā naudas atmazgāšanas novēršanas tā starptautisko un nacionālo sankciju ieviešanas un valsts drošības kontekstā.
Krievijas 2022. gada 24. februārī sāktais neprovocētais, netaisnais un apzinātais pilna mēroga agresijas karš pret Ukrainu sekmēja sabiedrības pieprasījumu pēc datiem, un novērtējums jeb uzticēšanās Reģistra datiem iezīmēja Reģistra lomas maiņu. No iestādes, kas fiksē juridisko personu reģistros aktuālos datus par juridisko personu juridisko statusu un fiziskajām personām, kas darbojas to vārdā, Reģistrs kļuva par iestādi, kas papildus piedāvā arī vērtējamu, risku pārvaldībā izmantojamu informāciju atbilstoši sabiedrības, valsts drošības vajadzībām.
Turklāt pieprasījums bija ne tikai pēc datiem, kas ir reģistros reģistrēti un brīvi pieejami, bet arī pēc inovācijas – datu analītikas, jeb ar kurām Latvijā reģistrētām juridiskajām personām ir saistītas ES sankciju sarakstos iekļautās fiziskās personas un līdz ar to uz kuru juridisko personu aktīviem (manta, nauda), darījumiem sankcijas attiecināmas. Reģistrs prasīto analītiku varēja veiksmīgi īstenot, ņemot vērā iepriekšējo gadu reformas Reģistrā - juridisko personu faktisko īpašnieku jeb patieso labuma guvēju un personu ar kuru starpniecību tās īsteno kontroli juridiskajā personā, tajā skaitā pārrobežu līmenī, reģistrāciju, balstoties uz dokumentāriem apstiprinājumiem.
2023. gadā ar grozījumiem likumā “Par Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistru” datu analītika tika nostiprināta Reģistra funkcijās sankciju jomās, turklāt analītikas lauku no ES sankcijām paplašinot arī ar Ziemeļatlantijas līguma organizācijas dalībvalstu sankcijām. Tā rezultātā gada beigās Reģistrā tika izveidota jauna struktūrvienība – Analītikas nodaļa, kuras jaunie pienākumi ietvar izaicinājumu uzņemšanos ar datu kvalitātes nodrošināšanu 3A zīmē.
Iestādes digitālā transformācija un lomas maiņa, kas ietver iestādes procesu un pakalpojumu attīstību, nav iespējama bez cilvēkiem, jo cilvēki būs tie, kas pārmaiņu rezultātā nodrošinās nepieciešamo iznākumu. 2021. gadā Reģistrs stratēģijā formulēja, ka attālinātais darbs pēc izvēles ir iestādes “jaunais normāli”, lai, ņemot vērā kopējo nodarbināto atalgojumam piešķirto nepietiekamo budžetu un kritiski zemās nodarbināto algas, kas bija otras zemākās publiskajā sektorā aiz Sporta muzeja, radītu inovāciju nodarbināto motivēšanas jomā. Nodarbinātie attālinātā darba iespējas labprāt izmanto, un 2023. gadā attālinātais ir stabili kļuvis par vairs nevis “jaunais normāli”, bet “vienkārši normāli”. 2023. gadā, ņemot vērā valsts pārvaldē kopumā uzsākto atalgojuma reformu, atalgojumu iestādes nodarbinātajiem bija iespējams palielināt, tādējādi novēršot 2022. gada krīzi, kad Reģistrs nonāca pie secinājuma, ka iekšējā iestādes finanšu un intelekta kapacitāte un personāla iniciatīva tuvojas pilnīgam izsīkumam un izdegšanai un, nespējot konkurēt darbaspēka tirgū, jāsastopas ar kvalitatīvu ekspertu trūkumu. Arī 2023. gadā, ņemot vērā kopējo nodarbināto atalgojumam piešķirto nepietiekamo budžetu, neizdevās sasniegt Valsts un pašvaldību institūciju amatpersonu un darbinieku atlīdzības likumā noteikto vēlamo mēnešalgas līmeni (skalas viduspunkts). Tādējādi 2022. gadā apzinātie riski arī 2023. gadā saglabājās augsti.
Galvenā valsts notāra p.i.
Sandis Karelis
[1] Uzņēmumu reģistrs ir patstāvīga valsts iestāde, kas uztur publiskus reģistrus, glabājot un nodrošinot piekļuvi informācijai par visām juridiskajām personām Latvijā (uzņēmumi, nevalstiskās organizācijas, publiskā sektora iestādes) un dažādiem juridiskiem faktiem (maksātnespēja, laulību līgumi, komercķīlas), lai nodrošinātu drošu darījumu vidi valstī. Iestādes politiku nosaka Tieslietu ministrija. Tieslietu ministrija neietekmē Uzņēmumu reģistra funkciju izpildi – lēmumus pieņem Reģistra valsts notāri, un viņu lēmumu apstrīdēšanas iesniegumus izskata Reģistra galvenais valsts notārs.