Pieteikumam pievienojamos dokumentus iesniedz elektroniski. Tos sagatavo atbilstoši Dokumentu juridiskā spēka likumam un Elektronisko dokumentu likumam.

Ja iesniedz komercķīlas devējs un komercķīlas ņēmējs

Komercķīlas e-pakalpojuma vietnē https://komerckila.ur.gov.lv jāaizpilda pieteikuma forma un jāpievieno dokumenti. Komercķīlas pārjaunojuma pieteikumu iesniegšanai paraksta komercķīlas devējs un komercķīlas ņēmējs ar drošu elektronisko parakstu. 

• Pieteikumu var parakstīt ar Latvijā un arī ārvalstīs izsniegtiem drošiem elektroniskajiem parakstiem edoc, pdf, asice (vienotais Eiropas Savienības standarts), adoc, bdoc formātos. Citu ārvalstu e-paraksta formātu gadījumos lūdzu rakstīt uz pasts@ur.gov.lv - meklēsim individuālus risinājumus.

Dokumentus / līgumus komercķīlu reģistrā var iesniegt elektroniski divos veidos:

• elektronisko dokumentu oriģinālus jeb ar elektroniskajiem parakstiem parakstītus līgumus;
• elektronisko dokumentu atvasinājumus jeb papīra dokumentu kopijas elektroniskā formātā, kas noformētas normatīvajos aktos noteiktā kārtībā. Tas nozīmē:  papīra formātā parakstīts līgums tiek ieskenēts kā viena datne, tai tiek pievienota otra datne, kurā ietverts teksts - elektroniskās kopijas pareizības apliecinājums, un abas datnes kā vienota pakotne tiek parakstītas ar elektronisko parakstu:
  • skenētam dokumentam pievienotajā kopijas apliecinājumā raksta (paraugs):
    • Kopija pareiza
      SIA “…………….”
      Valdes loceklis, vārds, uzvārds
      Vieta, datums
• katrs līgums jāparaksta vai jāapliecina atsevišķi. (Tāpat kā dzīvē katru līgumu paraksta atsevišķi, tāpat arī e-vidē katru līgumu apliecina atsevišķi.)

Dokumentu apliecināšana - atvasinājumu veidošana:

• fiziskā persona var apliecināt tāda dokumenta kopijas pareizību, kura autors ir viņš pats;
• juridiskās personas var apliecināt gandrīz visus pieteikumam pievienojamos dokumentus (piemēram, komercķīlas līgums, dokuments, no kura izriet nodrošināmais prasījums, tiesas nolēmuma norakstu u.c.);
• taču, ja papīra dokumentus ir apliecinājis zvērināts notārs, tāda dokumenta atvasinājumu var apliecināt tikai zvērināti notāri;
• ja iesniedzamie dokumenti ir svešvalodā, nepieciešams iesniegt elektroniski sagatavotus tulkotus dokumentus. Šādā gadījumā svešvalodā parakstītajam dokumentam pievieno, vai nu elektroniski parakstītu tulkojumu ar tulka drošu elektronisko parakstu, vai arī, ja tulkam nav elektroniskā paraksta, tad zvērināta notāra elektroniski apliecinātu līguma vai tā kopiju ar klāt pievienoto tulka tulkojumu un parakstu.

NB! Ja līgumi ir parakstīti ar ārvalstīs izsniegtu drošu elektronisko parakstu, papildus noteikti ir jānorāda adrese, kurā var pārbaudīt elektronisko dokumentu, kas parakstīts ar drošu elektronisko parakstu.

Ja iesniedz pilnvarotā persona

Komercķīlas devējs un komercķīlas ņēmējs var pilnvarot citu fizisku vai juridisku personu pieteikt komercķīlu reģistrācijai komercķīlu reģistrā. Tādā gadījumā e-pakalpojuma vietnē https://komerckila.ur.gov.lv pilnvarotā persona aizpilda pieteikuma formu, pievienojot dokumentus, tostarp elektroniski apliecinātu pilnvaru, kas piešķir tiesības iesniegt, kā arī, ja nepieciešams, no dokumentu oriģināliem papīra formātā (piemēram, līgumiem) izveido elektronisko dokumentu atvasinājumus. Elektroniski apliecinātu pilnvaru var sagatavot vairākos veidos:

Pilnvaras oriģināls elektroniskā formā - pilnvaras devējs pilnvaru paraksta ar drošu elektronisko parakstu.

Notariāla pilnvara - ja pilnvara sagatavota pie zvērināta notāra elektroniskā formātā, iesniedz elektroniskās pilnvaras oriģinālu, bet, ja pilnvara sagatavota pie zvērināta notāra papīra formātā, iesniedz šīs pilnvaras elektronisku kopiju, ko apliecinājis zvērināts notārs ar savu elektronisko parakstu.

Pilnvarojums komercķīlas līgumā - pilnvarojumu var ietvert arī komercķīlas līgumā, bet tādā gadījumā jāievēro iepriekš minētie veidi (līgumiem jābūt elektroniski parakstītiem ar drošu elektronisko parakstu vai arī, ja līgumi apliecināti pie notāra, to kopijām jābūt elektroniski apliecinātām no zvērināta notāra puses).

Pilnvarojums svešvalodā un elektroniskā formātā - ja pilnvara ir sagatavota elektroniski, bet svešvalodā, tai jāpievieno tulkojums latviešu valodā. Tas nozīmē, finālā būs edoc pakotne ar divām datnēm - vienā datnē būs pilnvara, kas parakstīta ar drošu elektronisko parakstu no pilnvaras devēja puses, bet otrā datnē - elektroniski parakstīts tulkojums ar tulka drošu elektronisko parakstu, un visu kopā (pakotni ar abām datnēm) būs parakstījis tulks ar savu elektronisko parakstu.

NB! Ja pilnvara parakstīta ar ārvalstīs izsniegtu drošu elektronisko parakstu, papildus noteikti ir jānorāda adrese, kurā var pārbaudīt elektronisko dokumentu, kas parakstīts ar drošu elektronisko parakstu.

Pilnvarojums svešvalodā un papīra formātā - ja pilnvara svešvalodā ir sagatavota notariāli papīra formātā, tad jāpievieno pilnvaras tulkojums, notāra apliecinājums tulkojumam, ko iztulkojis tulks. Tulka paraksts apliecināms pie zvērināta notāra. Komercķīlu reģistrā iesniedzama šīs pilnvaras elektroniskā kopija, ko apliecinājis zvērināts notārs ar savu elektronisko parakstu.

Pilnvarotās personas var veidot elektronisko dokumentu atvasinājumus (dokumentu/līgumu pārnese no papīra formāta elektroniskajā formāta), ja to ļauj pilnvarojums, normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā kā aprakstīts augstāk.