Biedru sapulcē biedri pieņem lēmumu par izmaiņām valdes sastāvā vai jauna valdes sastāva ievēlēšanu (ja šādas tiesības statūtos nav paredzētas citai pārvaldes institūcijai). Ja atbilstoši statūtiem valdes locekļu ievēlēšana vai to atsaukšana ir citas pārvaldes institūcijas kompetencē, lēmums par izmaiņām valdes sastāvā jāpieņem statūtos noteiktajā kārtībā. Protokolu paraksta sapulces vadītājs, protokolists, bet protokola izraksta pareizību apliecina valdes loceklis saskaņā ar statūtos noteikto pārstāvības tiesību veidu. 

Dokumentā jānorāda:

• biedrības nosaukumu, reģistrācijas numuru;
• institūciju vai personu, kas sasaukusi biedru sapulci;
• sapulces norises vietu un laiku (datumu);
• sapulces paziņošanas biedriem datumu un veidu;
• sapulcē klātesošo biedru skaitu un kopējo biedrības biedru skaitu;
• sapulces vadītāju un protokolistu;
• sapulces darba kārtībā izskatāmos jautājumus;
• darba kārtības jautājumu apspriešanas gaitu un saturu;
• sapulcē pieņemtos lēmumus;
• balsošanas rezultātus, norādot balsu skaitu “par” vai “pret” par katru lēmumu.