Biedru sapulces protokolu sastāda, ja biedrības darbība izbeigusies ar biedru sapulces lēmumu. Protokolu paraksta sapulces vadītājs, protokolists, bet protokola izraksta pareizību apliecina valdes loceklis saskaņā ar statūtos noteikto pārstāvības tiesību veid.

Dokumentā jānorāda:

• biedrības nosaukumu, reģistrācijas numuru;
• institūciju vai personu, kas sasaukusi biedru sapulci;
• sapulces norises vietu un laiku (datumu);
• sapulces paziņošanas biedriem datumu un veidu;
• sapulcē klātesošo biedru skaitu un kopējo biedrības biedru skaitu;
• sapulces vadītāju un protokolistu;
• sapulces darba kārtībā izskatāmos jautājumus;
• darba kārtības jautājumu apspriešanas gaitu un saturu;
• sapulcē pieņemtos lēmumus;
• balsošanas rezultātus, norādot balsu skaitu “par” vai “pret” par katru lēmumu.

Biedru sapulces lēmums par biedrības darbības izbeigšanu ir pieņemts, ja par to nobalso vairāk nekā divas trešdaļas no klātesošajiem biedriem un ja statūtos nav noteikts lielāks balsu vairākums.