Katras iesaistītās sabiedrības ar ierobežotu atbildību vai personālsabiedrības dalībnieku (biedru) sapulce ne agrāk kā divas nedēļas, bet akciju sabiedrības akcionāru sapulce  - ne agrāk kā mēnesi pēc reorganizācijas līguma vai līguma projekta izsludināšanas Reģistra tīmekļvietnē https://info.ur.gov.lv izskata un apstiprina līgumu vai līguma projektu un pieņem lēmumu par reorganizāciju. Ja saistībā ar reorganizāciju izdarāmi sabiedrības statūtu grozījumi, lēmumu par to pieņem vienlaikus ar lēmumu par reorganizāciju. Dokumenti tiek uzskatīti par izsludinātiem nākamajā dienā pēc dokumenta pievienošanas reģistrācijas lietai. Līdz 2023. gada 30. jūnijam datums, kad dokumenti pievienoti reģistrācijas lietai, redzams valsts notāra lēmumā par dokumentu pievienošanu reģistrācijas lietai.

Dalībnieku (akcionāru) sapulces lēmumus ieraksta protokolā, ko paraksta sapulces vadītājs, protokolētājs un vismaz viens sapulces ievēlēts dalībnieks (akcionārs) — protokola pareizības apliecinātājs. Ja sabiedrībā ar ierobežotu atbildību ir tikai viens dalībnieks, tas protokola vietā sagatavo un paraksta dalībnieka lēmumu.

Dalībnieku (akcionāru) sapulces protokolā norāda tos dalībniekus (akcionārus), kuri sapulcē par lēmuma par reorganizāciju pieņemšanu balsojuši pret šo lēmumu.

Ja iegūstošajām sabiedrībām kopā pieder visas sadalāmās sabiedrības kapitāla daļas (akcijas), sadalāmās sabiedrības dalībnieku (akcionāru) sapulcei nav jāpieņem lēmums par reorganizāciju.

Dokumentā jānorāda:

• sabiedrības nosaukums (firma);
• sapulces norises vieta un datums;
• pirmreizējās sapulces norises datums (atkārtotas sapulces gadījumā);
• institūcija, kura sasauc sapulci, un laiks, kad par sapulces sasaukšanu ir izsūtīts paziņojums (nav jānorāda dalībnieka lēmumā);
• sabiedrības pamatkapitāla un balsstiesīgā pamatkapitāla lielums;
• sapulcē pārstāvētā pamatkapitāla lielums un klātesošo balsstiesīgo dalībnieku (akcionāru) balsu skaits;
• sapulces vadītāja, protokolētāja, dalībnieka (akcionāra) - protokola pareizības apliecinātāja – vārds, uzvārds (nav jānorāda dalībnieka lēmumā);
• sapulces darba kārtība (nav jānorāda dalībnieka lēmumā);
• darba kārtības jautājumu apspriešanas gaita un saturs;
• pieņemtie lēmumi;
• par katru lēmumu nodoto "par" un "pret" balsu skaits (nav jānorāda dalībnieka lēmumā);
• padomes un valdes locekļu, revidenta, likvidatora vai dalībnieka (akcionāra) iebildumi.

Sabiedrības ar ierobežotu atbildību dalībnieku sapulces lēmums ir pieņemts, ja par to nodotas ne mazāk par divām trešdaļām sapulcē pārstāvēto balsu, ja statūtos nav noteikts lielāks balsu skaits. Akciju sabiedrības akcionāru sapulces lēmums ir pieņemts, ja par to nodotas ne mazāk kā trīs ceturtdaļas no klātesošo balsstiesīgo akcionāru balsīm, ja statūtos nav noteikts lielāks balsu skaits.

 Uzņēmumu reģistram iesniedz protokola vai lēmuma oriģinālu vai atvasinājumu, kura pareizību apliecina tās pašas personas/-a, kuras parakstīja oriģinālu.