Kapitālsabiedrības dalībnieku un akcionāru (turpmāk – dalībnieki) sapulce var notikt gan klātienē, gan attālināti. Sapulci iespējams rīkot arī, daļai no tās dalībniekiem tajā piedaloties klātienē, bet daļai – attālināti. Tāpat dalībniekam ir tiesības balsot par dalībnieku sapulcē izskatāmajiem jautājumiem pirms sapulces, nododot savu balsi sabiedrībai rakstveidā, tostarp elektroniskā formā. Visi dalībnieki, kuri piedalījušies sapulcē klātienē, attālināti, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus, kā arī tie, kas nodevuši savu balsi pirms sapulces, uzskatāmi par klātesošiem sapulcē.

Dalībnieka tiesības balsot pirms sapulces

Dalībnieka tiesības nodot savu balsi pirms sapulces nav īpaši jāparedz sabiedrības statūtos, jo minētās tiesības sabiedrības valdei ir jānodrošina ikvienam dalībniekam jebkurā sapulcē, proti gan sapulcēs, kuras norit tikai elektroniski, gan klātienes sapulcēs. Minētās tiesības dalībnieks var izmantot, ja izpildās divi nosacījumi:

1. Balsojums tiek nodots veidā, kas ļauj sabiedrībai nodrošināt dalībnieka identifikāciju.
2. Balsojums tiek saņemts sabiedrībā ne vēlāk kā iepriekšējā dienā pirms sapulces.

Ja sapulces dalībnieks ir atdevis savu rakstveida balsi pirms sapulces, viņam ir tiesības lūgt sabiedrību apstiprināt balsojuma saņemšanu. Nekavējoties pēc balsojuma saņemšanas sabiedrībai ir jānosūta balsojuma nosūtītājam apstiprinājums, ka tas ir saņemts.

Dalībnieks, kurš balso pirms dalībnieku sapulces, ir uzskatāms par klātesošu dalībnieku sapulcē. Šādā gadījumā valde sastāda to dalībnieku sarakstu, kuri balsojuši pirms dalībnieku sapulces, un pirms pirmā balsojuma iepazīstina ar šo sarakstu dalībniekus. Pirms sapulces balsojušo dalībnieku sarakstā norādāmas šādas ziņas:

1. Dalībnieka vārds, uzvārds, personas kods (ja personai nav personas koda, — dzimšanas datums, personu apliecinoša dokumenta numurs un izdošanas datums, valsts un institūcija, kas dokumentu izdevusi), bet juridiskajām personām — nosaukums un reģistrācijas numurs.
2. Dalībniekam piederošo daļu kategorija (ja statūtos tāda paredzēta), skaits un nominālvērtība.
3. No dalībniekam piederošajām daļām izrietošo balsu skaitu.
4. Ja personu pārstāv pilnvarots pārstāvis – pārstāvja vārds, uzvārds, personas kods (ja personai nav personas koda, — dzimšanas datums, personu apliecinoša dokumenta numurs un izdošanas datums, valsts un institūcija, kas dokumentu izdevusi), bet juridiskajām personām — nosaukums (firma), reģistrācijas numurs un tās pārstāvja vārds, uzvārds, personas kods (ja personai nav personas koda, — dzimšanas datums, personu apliecinoša dokumenta numurs un izdošanas datums, valsts un institūcija, kas dokumentu izdevusi).

Akcionāru sapulces gadījumā to akcionāru, kas piedalās sapulcē, saraksts ir sastādāms pirms katras sapulces, bet pirms sapulces balsojušais akcionārs ir ierakstāms šajā sarakstā. Papildus šajā sarakstā pirms sapulces balsojušajam akcionāram ir norādāms veids, kādā viņš piedalās vai balso sapulcē.

Vienlaikus jāatceras, ka tas vien, ka dalībnieks nodevis savu balsi pirms sapulces, neliedz dalībniekam piedalīties un balsot sapulcē klātienē vai elektroniski, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus. Šādā gadījumā dalībnieka iepriekš nodotais balsojums netiek ņemts vērā.       

Pilnīgi attālināta sapulce

Lai varētu noturēt dalībnieku sapulci tikai elektroniski, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus, sabiedrībai tas ir jāparedz tās statūtos. Lēmums par šāda nosacījuma ietveršanu statūtos var tikt pieņemts tikai ar visu balsstiesīgo dalībnieku piekrišanu. Svarīgi norādīt, ka līdz ar šāda nosacījuma ietveršanu statūtos, tas pēc būtības izslēdz dalībnieka tiesības ierasties uz sapulci klātienē un paredz dalībnieka pienākumu piedalīties un balsot sapulcē elektroniski. Vienlaikus norādāms, ka dalībnieki statūtos cita starpā var paredzēt, ka noteiktus jautājumus dalībnieku sapulcē var izskatīt tikai klātienes sapulcēs ar tiesībām dalībniekiem piedalīties arī attālināti.

Attālinātas sapulces gadījumā dalībnieki piedalās un balso sapulcē, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus (datorus, mobilos telefonus vai citas ierīces).

Daļēji attālināta sapulce

Ja kapitālsabiedrības statūtos nav noteikts, ka sapulces notiek tikai elektroniski, dalībnieku sapulces sasaucamas klātienē. Vienlaikus dalībnieki var izmantot savas tiesības sapulcē piedalīties vai balsot elektroniski kādā no šiem gadījumiem:

1. Ja valde pēc savas iniciatīvas piedāvā dalībniekiem šādu iespēju dalībai dalībnieku sapucē.
2. Pēc dalībnieku pieprasījuma, ja dalībnieki kopā pārstāv vismaz 20 procentus no sabiedrības pamatkapitāla un statūti neparedz mazāku pārstāvības normu.
3. Ja statūtos paredzētas dalībnieka tiesības piedalīties vai balsot sapulcē attālināti, proti, ja statūtos paredzēts, ka jebkurā dalībnieku sapulcē dalībnieks var piedalīties vai balsot attālināti. Šādā gadījumā statūtos nosaka vai deleģē valdei noteikt prasības dalībnieku identifikācijai un kārtību, kādā dalībnieku var izmantot šīs tiesības.

Ja sabiedrības valde sasauc dalībnieku sapulci klātienē un paziņojumā par minēto sapulci norāda uz iespēju dalībniekiem piedalīties un balsot sapulcē attālināti, tad šādā gadījumā viens vai vairāki sapulces dalībnieki var piedalīties sapulcē klātienē, viens vai vairāki dalībnieki var piedalīties sapulcē attālināti, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus (datoru, mobilos telefonu vai citu ierīču), savukārt viens vai vairāki dalībnieki var nodot savu balsi pirms sapulces rakstveidā (tai skaitā izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus).

Dalībnieka identifikācija un kārtība, kā dalībnieki izmanto tiesības piedalīties un balsot dalībnieku sapulcē attālināti

Ja dalībnieks piedalās dalībnieku sapulcē attālināti, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus, vai balso par sapulcē izskatāmajiem jautājumiem pirms sapulces, sabiedrības valde ir atbildīga par dalībnieku identifikāciju. Papildus tam valde ir atbildīga arī par kārtības noteikšanu, kā sabiedrības dalībnieki var izmantot tiesības piedalīties dalībnieku sapulcē attālināti. Vienlaikus arī sabiedrības statūtos var noteikt prasības dalībnieku identifikācijai un attālinātās dalības kārtībai.

Ar plašāku informāciju par attālināto dalību dalībnieku sapulcēs, tai skaitā ieteikumiem, kā sasaucama dalībnieku sapulce, kā identificējami dalībnieki u.c., iespējams iepazīties Tieslietu ministrijas tīmekļvietnē.