Biedrības, arodbiedrības un politiskās partijas (turpmāk – biedrība) biedriem ir tiesības piedalīties un balsot biedru kopsapulcē gan klātienē, gan attālināti, ja statūtos nav noteikts citādi. Tāpat biedram ir tiesības balsot par sapulcē izskatāmajiem jautājumiem pirms sapulces, nododot savu balsi biedrībai rakstveidā, tostarp elektroniskā formātā. Visi biedri, kuri piedalījušies sapulcē klātienē, attālināti, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus, kā arī tie, kuri nodevuši savu balsi pirms sapulces, uzskatāmi par klātesošiem sapulcē un ieskaitāmi klātesošo biedru skaitā. Valde atsevišķi sastāda to biedru sarakstu, kuri balsojuši pirms biedru sapulces, un pirms balsojuma iepazīstina ar to biedru sapulces dalībniekus.

Biedra tiesības balsot pirms sapulces

Biedram ir tiesības rakstveidā, tostarp arī izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus, balsot par sapulces darba kārtībā ietvertajiem jautājumiem pirms sapulces. To var darīt, ja izpildās divi nosacījumi:

1. Balsojums tiek nodots veidā, kas ļauj biedrībai biedru identificēt atbilstoši valdes noteiktajai biedru identifikācijas un tiesībām balsot noteiktajai kārtībai vai, ja tas paredzēts statūtos - statūtos noteiktajai kārtībai.
2. Balsojums tiek nodots biedrībai ne vēlāk kā iepriekšējā dienā pirms kopsapulces norises, ja statūtos nav noteikts citādi.

Ja biedrs ir atdevis savu rakstveida balsi pirms kopsapulces, viņam ir tiesības lūgt biedrībai apstiprināt balsojuma saņemšanu. Nekavējoties pēc balsojuma saņemšanas biedrībai ir jānosūta balsojuma nosūtītājam apstiprinājums, ka tas ir saņemts. Pēc balsošanas beigām biedrība publisko visu biedru balsojumus.

Vienlaikus jāatceras, ka tas vien, ka biedrs nodevis savu balsi pirms sapulces, neliedz viņam piedalīties un balsot sapulcē klātienē vai elektroniski, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus. Šādā gadījumā biedra iepriekš nodotais balsojums tiek anulēts.

Pilnīgi attālināta sapulce

Ja statūtos nav noteikts kāds liegums biedru sapulces organizēt attālināti, ļaujot biedriem piedalīties un balsot biedru kopsapulcē, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus, biedru kopsapulce var tikt noturēta arī pilnīgi vai daļēji attālināti. Valdei (vai arodbiedrību gadījumā - citai institūcijai, kuras kompetencē saskaņā ar statūtiem ir biedru sapulces sasaukšana) sasaucot biedru kopsapulci, jānorāda kopsapulces sasaukšanas veids - klātiene, tikai attālināti vai daļēji attālināti. 

Biedrība statūtos var brīvi noteikt kā organizējamas biedrības biedru kopsapulces, tai skaitā paredzot kādos gadījumos un vai organizējamas pilnīgi attālinātas biedru sapulces, kādos gadījumos tas nav ļauts utt. Vienlaikus jāņem vērā, ka valdei, sasaucot biedru kopsapulci, jānodrošina, ka ikvienam biedrības biedram būs iespēja piedalīties un balsot biedru kopsapulcē.

Ja biedru kopsapulce tiek organizēta tikai attālināti, tad visi biedri piedalās un balso, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus (datorus, mobilos telefonus vai citas ierīces), un biedram nav izvēles tiesības piedalīties sapulcē klātienē. Valde nosaka prasības attiecībā uz biedru identifikāciju un kārtību, kādā biedri var izmantot tiesības piedalīties un balsot biedru kopsapulcē, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus, ja tas nav noteikts biedrības statūtos.

Daļēji attālināta sapulce

Ja biedrības valde nav noteikusi, ka sapulce notiek tikai elektroniski, tā sasaucama klātienē. Vienlaikus valde nodrošina biedram tiesības piedalīties un balsot biedru sapulcē, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus, ja tas nav pretrunā ar biedrības statūtos noteikto. Tas nozīmē, ka biedru sapulce tiek organizēta klātienes formātā, taču biedram ir izvēles iespēja tai pieslēgties attālināti. Proti, ir noteikta biedru sapulces norises vieta, kur biedri var klātienē ierasties un īstenot visas biedru tiesības, kas saistītas ar biedru kopsapulci. Vienlaikus biedriem tiek nodrošināta iespēja pieslēgties biedru sapulcei attālināti (izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus). Šajā gadījumā daļa no biedriem sapulci var apmeklēt klātienē, daļa – attālināti, bet vēl daļa var balsot par kopsapulcē izskatāmajiem jautājumiem rakstveidā (tai skaitā izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus) pirms sapulces. Tā ir biedra brīva izvēle, kādā veidā biedrs piedalās un/vai balso sapulcē.

Par biedru, kas sapulcē piedalās attālināti ar elektronisko saziņas līdzekļu starpniecību, identificēšanu, kā arī biedru dalības un balsošanas kārtību atbildīga ir biedrības valde, ja tas nav noteikts biedrības statūtos.

Biedra identifikācija un kārtība, kā biedri izmanto tiesības piedalīties un balsot biedru sapulcē attālināti

Biedru identifikācijas prasības un attālinātās dalības kārtību nosaka valde, ja tas nav noteikts biedrības statūtos. Paziņojumā par biedru sapulces sasaukšanu jānorāda kārtība un termiņi, kādos biedri var izmantot tiesības balsot pirms biedru sapulces vai piedalīties vai balsot biedru kopsapulcē, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus. Norādītā biedru sapulces sasaukšanas kārtība piemērojama arī tajos gadījumos, ja biedrības valde pati neiniciē sapulci, vai tā nesasauc sapulci arī tad, ja sapulces sasaukšanu pieprasa vismaz 1/10 biedru (vai arodbiedrības statūtos noteiktais biedru skaits), vai ja biedrībai nav valdes (valdes pilnvaru termiņš ir beidzies). Šādos gadījumos biedru sapulci tiesīgi sasaukt arī 1/10 biedru (vai cits arodbiedrības statūtos noteiktais biedru skaits), kas pieprasījuši biedru sapulces sasaukšanu.

Ja biedrs piedalās un balso biedru kopsapulcē, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus, biedrībai ieteicams nodrošināt biedru kopsapulces gaitas ierakstīšanu un fiksēšanu datu nesējos un attiecīgo sapulces materiālu glabāšanu. Tiesības iepazīties ar sapulces materiāliem ir biedriem, valdes un padomes locekļiem, revidentam un kompetentajām institūcijām.

Sapulces gaita un protokolēšana

Biedru sapulces, kurās biedri piedalās attālināti vai balso pirms sapulces, protokolā norāda Biedrību un nodibinājumu likuma 37.panta 4.¹ daļā uzskaitītās ziņas, papildus norādot, ka sapulce notiek attālināti, kā arī biedru skaitu, kuri izmantojuši tiesības balsot pirms biedru sapulces. Tāpat norādāms, ka biedru attālināta dalība biedru sapulcē ir organizējama tādā veidā, lai tiktu nodrošinātas visas biedru tiesības, piemēram, biedram ir tiesības izteikties, uzdot jautājumus un iesaistīties diskusijās.

Ar plašāku informāciju par attālināto dalību dalībnieku sapulcēs, tai skaitā ieteikumiem, kā sasaucama dalībnieku sapulce, kā identificējami dalībnieki u.c., iespējams iepazīties Tieslietu ministrijas tīmekļvietnē.