Rekvizīts “paraksts” elektroniskā dokumentā

Atbilstoši Elektronisko dokumentu likuma 3.panta otrajai daļai elektroniskais dokuments uzskatāms par pašrocīgi parakstītu, ja tam ir drošs elektroniskais paraksts atbilstoši Eiropas Parlamenta un Padomes 2014.gada 23.jūlija regulas (ES) Nr.910/2014 par elektronisko identifikāciju un uzticamības pakalpojumiem elektronisko darījumu veikšanai iekšējā tirgū un ar ko atceļ direktīvu 1999/93/EK (turpmāk — Regula) 3.panta 12.punkta izpratnei, proti, drošs elektroniskais paraksts ir uzlabots elektroniskais paraksts, kas radīts ar kvalificētu elektroniskā paraksta radīšanas ierīci, pamatojoties uz kvalificētu elektroniskā paraksta sertifikātu. Savukārt Elektronisko dokumentu likuma 3.panta piektajā daļā noteikts, ka elektronisko dokumentu apritē starp valsts un pašvaldību iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām elektroniskais dokuments uzskatāms par parakstītu, ja tam ir drošs elektroniskais paraksts un laika zīmogs Regulas 3.panta 34.punkta izpratnē. Elektronisko dokumentu likuma 26.pantā noteikts, ka ārvalstī izsniegtam kvalificētam sertifikātam ir šajā likumā noteiktais kvalificēta sertifikāta juridiskais statuss un tiesiskās sekas, ja to izsniedzis Eiropas Savienības dalībvalsts uzraudzības iestādē reģistrēts uzticams sertifikācijas pakalpojumu sniedzējs vai to saskaņā ar Regulas 14.pantu izsniedzis uzticams sertifikācijas pakalpojumu sniedzējs, kas veic uzņēmējdarbību trešajā valstī.

Elektroniskais paraksts atbilstoši Regulai

Atbilstoši Regulai, var pastāvēt trīs veidu jeb trīs dažādu drošības līmeņu elektroniskie paraksti – vienkāršais elektroniskais paraksts (Regulas 3.panta 10.punkts), uzlabotais elektroniskais paraksts (Regulas 3.panta 11.punkts) un kvalificēts elektroniskais paraksts (Regulas 3.panta 12.punkts).

Latvijā likumdevējs ir noteicis, ka elektronisko dokumentu apritē starp privātpersonām un publiskām personām, dokumentiem ir jābūt parakstītiem ar augstākā drošības līmeņa parakstu, proti, drošu jeb kvalificētu elektronisko parakstu, kuram papildus vēl jābūt pievienotam kvalificētam laika zīmogam. Līdz ar to, ja dokumentus paraksta ar ārvalstīs reģistrēta uzticamības pakalpojuma sniedzēja elektronisko parakstu, tad īpaši jāpievērš uzmanība tam, vai ārvalstīs reģistrētā uzticamības pakalpojuma sniedzēja nodrošinātie rīki nodrošina kvalificēta elektroniskā paraksta pievienošanu dokumentam, kā arī jāatceras, ka papildus kvalificētam elektroniskajam parakstam dokumentam jāpievieno arī kvalificēts laika zīmogs.

Elektroniskā dokumenta formāts

2005.gada 28.jūnija Ministru kabineta noteikumu Nr.473 “Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām” (turpmāk – Noteikumi Nr.473) 10.punktā uzskaitīti elektronisko dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas formāti

• vienkārša teksta formāts;
• atvērtā dokumenta formāts (ODF) biroja lietotnēm;
• atvērtā biroja XML (Office Open XML) datņu formāts;
• portatīvā dokumenta (PDF) formāts vai portatīvā dokumenta formāts ilglaicīgai glabāšanai (PDF/A);
• digitāli saspiesta un kodēta attēla (JPEG, TIFF un PNG) formāts).

Vienlaikus Noteikumu Nr.473 10.¹ punktā noteikts, ka elektronisko dokumentu nosūtīšanai vai saglabāšanai elektronisko datu nesējos var izmantot EDOC formāta pakotni. Ja iestāde izmanto formātus, kas nav minēti šo noteikumu 10. un 10.¹ punktā, informāciju par to iestāde norāda savā mājas lapā internetā vai nodod atklātībai citā veidā (Noteikumu Nr.473 11.punkts).

Iepriekš minētais cita starpā paredz, ka Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrā (turpmāk – Reģistrs) ir iesniedzami tādi elektroniskie dokumenti, kuri izstrādāti un noformēti kādā no iepriekš minētajiem elektronisko dokumentu formātiem vai citiem, kurus Reģistrs izmanto, piemēram, dokumenti, kas saglabāti BDOC un ADOC formāta pakotnē, kā arī Eiropas Savienības (turpmāk – ES) noteiktajā vienotajā standartā – AsiCe formāta pakotnē.

Jāatceras, ka atbilstoši likuma “Par Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistru” 4.¹⁰ panta piektajai daļai Reģistrs ziņas un dokumentus, kas iekļauti reģistrācijas lietas publiskajā daļā (4.¹⁵ panta pirmā daļa), tiešsaistes datu pārraides režīmā (tostarp lielapjoma lejupielādei) sniedz bez maksas. Līdz ar to Reģistrā iesniegtajam elektroniskajam dokumentam ir jābūt noformētam tādā formātā, lai to varētu atvērt, iepazīties ar dokumenta saturu, un attiecīgi pievienot dokumentu reģistrācijas lietai.