Reģistrs stratēģijā 2022 – 2026 pirmo reizi iestādes vēsturē kā vienu no prioritārajiem darbības virzieniem definēja “Pievilcīgs darba devējs”, jo iestādes digitālā transformācija, kas ietver iestādes procesu un pakalpojumu attīstību, nav iespējama bez cilvēkiem. Tikai cilvēki būs tie, kas pārmaiņu rezultātā nodrošinās nepieciešamo iznākumu.
2020.-2021. gadā, kad slimības Covid-19 ierobežojumu rezultātā iestāde slēdza klientu apkalpošanu klātienē un daudzi nodarbinātie strādāja attālināti, atklājās, ka, no vienas puses, vairumā gadījumu nodarbinātie spēj nodrošināt labus darba rezultātus un jūtas kopumā labi, strādājot attālināti, un vēlas to turpināt, bet, no otras puses, situācija izgaismoja vairākas ar darba vidi un informācijas apriti saistītas nopietnas nepilnības. Turklāt – nesaistīti ar Covid-19 situāciju 2020. gadā iestādē notika reorganizācija – agrākās reģionālās nodaļas (Liepājā, Ventspilī, Bauskā, Valmierā, Jēkabpilī, Rēzeknē, Daugavpilī) tika likvidētas kā iestādes struktūrvienības (nodaļas), bet reģionos strādājošie ar savu darbu iekļāvās iestādes kopējā darba plūsmā, tādējādi faktiski strādājot attālināti no iestādes galvenā biroja jeb Resursu mājas Rīgā. Papildus tam 2021. gadā Valsts kancelejas veiktā iesaistīšanās pētījuma apkopotie dati atklāja, ka 1)Reģistra nodarbinātos raksturo izpratne par iestādes misiju, vīziju un vērtībām, uzticēšanās iestādes augstākā līmeņa vadībai un tās sniegtajai informācijai, uzticēšanās informācijai, ko saņem; 2) darbinieki strādā ar misijas apziņu, lepojas ar to, ko dara, darbinieki strādā ar augstu atbildības sajūtu, ir augsta koncentrēšanās spēja, izpalīdzīgs kolektīvs, pozitīva gaisotne, bet pie visa iepriekš minētā Reģistra darbiniekiem uzrādās liels izdegšanas risks.
Tādējādi Reģistram bija laba bāze, lai uzsāktu un attīstītu attālināto darbu, iemiesojot sabiedrības mobilitātes jēdzienu dzīvē un orientējoties uz darāmajiem darbiem ikdienas pakalpojumu klientiem nodrošināšanas un iestādes digitālās transformācijas kontekstā.
Tāpēc tika nolemts stratēģijas periodā attīstīt darba vidi, nodrošinot darbiniekiem mobilitāti atbilstoši pašu izvēlei, un pilnveidot iekšējās pārmaiņu komunikācijas procesus iestādes digitālās transformācijas īstenošanai. Reģistrs vēlas radīt tādu darba vidi un apstākļus, kas motivētu profesionāļus strādāt Reģistrā, lai cilvēki, no vienas puses, efektīvi nodrošinātu iestādes mērķu sasniegšanu, bet, no otras puses, justos labi un ar prieku nāktu uz darbu.
Mērķa “Attīstīta, elastīga darba vide” sasniegšanai Reģistrs 2022. gadā definēja mobilās darba vietas konceptu, kas ietver noteiktu darba vietas aprīkojuma un datortehnikas drošības standartu, lai darbinieks droši varētu strādāt no jebkuras vietas, un uzsāka tā ieviešanu. Reģistrs 2022. gada ieviesa IP telefonijas risinājumu Jabber, kas ļauj zvanu centra un citiem darbiniekiem izmantot datora programmatūru vai lietotni mobilajā telefonā, lai veiktu zvanus, izmantojot darba telefona numuru. Tādejādi darbinieki var strādāt attālināti bez nepieciešamības darba saziņai izmantot privātos mobilos tālruņus, tostarp publiskot privāto mobilo tālruņu numurus.
Mērķa “Iesaistīti darbinieki” sasniegšanai Reģistra darbinieki 2022. gadā piedalījās Valsts kancelejas organizētā iesaistīšanās pētījumā. Reģistra stratēģijā kā viens no kvalitātes radītājiem noteikta darbinieku iesaistīšanās, kas būtu jānotur 70% līmenī. Pētījums atklāja, ka iesaistīšanās indekss 2022. gadā bija 93,4%. Tas norāda, ka Reģistra nodarbinātajiem ir augsts iesaistīšanās līmenis, cilvēki uz darbu nāk ar misijas apziņu, taču vienlaikus tas var nest izdegšanas risku.
Iesaistīšanās pētījums atklāj, ka kopumā Reģistra rādītāji ir virs valsts pārvaldes vidējiem rādītājiem (daudzos blokos saņemta atzīme 4 (skalā, kurā maksimums ir 5)). Nodarbinātie ir īpaši apmierināti ar savu tiešo vadītāju un atmosfēru savā struktūrvienībā, saprot iestādes stratēģiskos mērķus, un tie iedvesmo darbam. Vienlaikus dati norāda, ka ne vienmēr nodarbinātie izprot savas struktūrvienības mērķus un savu lomu iestādes stratēģisko mērķu sasniegšanā. Atsevišķas datu pozīcijas arī norāda, ka iestādē tiek veikts rutinēts darbs, kura ietvaros piemirstas darba jēga un nozīmīgums.
Savukārt jomas, kurām īpaši jāpievērš – darbinieku labbūtība, izdegšanas mazināšana un darba jēgas un mērķa skaidrošana ikdienā. Atvērtajos jautājumos izceļas sekojošas uzlabojamās jomas – atalgojums, darba vide gan Reģistra telpās, gan attālinātajā darba vietā, kā arī nepieciešamība turpināt darbu pie IT risinājumu darbības uzlabošanas.
Savukārt attālinātā darba kontekstā iesaistīšanās pētījums atklāj: kopumā nodarbinātie ir apmierināti, ka var veikt darbu attālināti un uz Reģistra telpām var nākt pēc nepieciešamības (tās struktūrvienības, kuras var veikt darbu attālināti). Lielākā daļa izvēlas darbu tikai attālināti. Kā biežākie attālinātā darba trūkumi norādīti socializēšanās trūkums un tendence pārstrādāt darba laiku. 2023. gadā atbilstoši pētījuma rezultātiem tiks veidots plāns esošās situācijas pilnveidošanai.
2022. gadā tika izveidota arī jauna iekšējās saziņas platforma iekšējās komunikācijas procesu pilnveidošanai.
Iestādes digitālā transformācija skar organizāciju visos – pakalpojumu, procesu un darbinieku – līmeņos, tostarp arī visos amatos notiek profesijas digitālā transformācija, arvien pieaugot darbam ar dažādiem IT risinājumiem. Viena no pirmajām darbinieku grupām, kas to izjuta, bija klientu apkalpošanas speciālisti – klientu apkalpošanu klātienē transformējās uz attālināta atbalsta sniegšanu, turklāt vairāki klientu apkalpošanas speciālisti kļuva par valsts pārvaldē pirmā virtuālā asistenta UNA treneriem, tādā veidā pēc būtības turpinot savu darbu – atbalsta klientiem nodrošināšanu, bet jaunā, inovatīvā veidā. To kā Reģistrā transformējies klientu apkalpošanas speciālista darbs 2022. gadā stāstījām arī jauniešiem – topošajiem klientu apkalpošanas speciālistiem.