Rekvizīts “paraksts” elektroniskā dokumentā
Atbilstoši Elektronisko dokumentu likuma 3.panta otrajai daļai elektroniskais dokuments uzskatāms par pašrocīgi parakstītu, ja tam ir drošs elektroniskais paraksts atbilstoši Eiropas Parlamenta un Padomes 2014.gada 23.jūlija regulas (ES) Nr.910/2014 par elektronisko identifikāciju un uzticamības pakalpojumiem elektronisko darījumu veikšanai iekšējā tirgū un ar ko atceļ direktīvu 1999/93/EK (turpmāk — Regula) 3.panta 12.punkta izpratnei, proti, drošs elektroniskais paraksts ir uzlabots elektroniskais paraksts, kas radīts ar kvalificētu elektroniskā paraksta radīšanas ierīci, pamatojoties uz kvalificētu elektroniskā paraksta sertifikātu. Savukārt Elektronisko dokumentu likuma 3.panta piektajā daļā noteikts, ka elektronisko dokumentu apritē starp valsts un pašvaldību iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām elektroniskais dokuments uzskatāms par parakstītu, ja tam ir drošs elektroniskais paraksts un laika zīmogs Regulas 3.panta 34.punkta izpratnē. Elektronisko dokumentu likuma 26.pantā noteikts, ka ārvalstī izsniegtam kvalificētam sertifikātam ir šajā likumā noteiktais kvalificēta sertifikāta juridiskais statuss un tiesiskās sekas, ja to izsniedzis Eiropas Savienības dalībvalsts uzraudzības iestādē reģistrēts uzticams sertifikācijas pakalpojumu sniedzējs vai to saskaņā ar Regulas 14.pantu izsniedzis uzticams sertifikācijas pakalpojumu sniedzējs, kas veic uzņēmējdarbību trešajā valstī. Vienlaikus no 2026.gada 6.janvāra paredzēts izņēmums no iepriekš minētā regulējuma, proti, atbilstoši Elektronisko dokumentu likuma pārejas noteikumu 8.punktam, ja Ukrainas sertifikācijas pakalpojumu sniedzējs ir iekļauts Eiropas Komisijas publicētajā trešo valstu uzticamības sarakstā, elektroniskais dokuments uzskatāms par pašrocīgi parakstītu gadījumā, kad tas ir parakstīts ar elektronisko parakstu, kura sertifikātu izsniedzis minētais pakalpojumu sniedzējs. Šādiem elektroniskajiem dokumentiem prasība par laika zīmoga izmantošanu nav obligāta.
Elektroniskais paraksts atbilstoši Regulai
Atbilstoši Regulai, var pastāvēt trīs veidu jeb trīs dažādu drošības līmeņu elektroniskie paraksti – vienkāršais elektroniskais paraksts (Regulas 3.panta 10.punkts), uzlabotais elektroniskais paraksts (Regulas 3.panta 11.punkts) un kvalificēts elektroniskais paraksts (Regulas 3.panta 12.punkts).
Latvijā likumdevējs ir noteicis, ka elektronisko dokumentu apritē starp privātpersonām un publiskām personām, dokumentiem ir jābūt parakstītiem ar augstākā drošības līmeņa parakstu, proti, drošu jeb kvalificētu elektronisko parakstu, kuram papildus vēl jābūt pievienotam kvalificētam laika zīmogam. Līdz ar to, ja dokumentus paraksta ar ārvalstīs reģistrēta uzticamības pakalpojuma sniedzēja elektronisko parakstu, tad īpaši jāpievērš uzmanība tam, vai ārvalstīs reģistrētā uzticamības pakalpojuma sniedzēja nodrošinātie rīki nodrošina kvalificēta elektroniskā paraksta pievienošanu dokumentam, kā arī jāatceras, ka papildus kvalificētam elektroniskajam parakstam dokumentam jāpievieno arī kvalificēts laika zīmogs.
Elektroniskā dokumenta formāts
2005.gada 28.jūnija Ministru kabineta noteikumu Nr.473 “Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām” (turpmāk – Noteikumi Nr.473) 10.punktā uzskaitīti elektronisko dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas formāti
- vienkārša teksta formāts;
- atvērtā dokumenta formāts (ODF) biroja lietotnēm;
- atvērtā biroja XML (Office Open XML) datņu formāts;
- portatīvā dokumenta (PDF) formāts vai portatīvā dokumenta formāts ilglaicīgai glabāšanai (PDF/A);
- digitāli saspiesta un kodēta attēla (JPEG, TIFF un PNG) formāts).
Vienlaikus Noteikumu Nr.473 10.1 punktā noteikts, ka elektronisko dokumentu nosūtīšanai vai saglabāšanai elektronisko datu nesējos var izmantot EDOC formāta pakotni. Ja iestāde izmanto formātus, kas nav minēti šo noteikumu 10. un 10.1 punktā, informāciju par to iestāde norāda savā mājas lapā internetā vai nodod atklātībai citā veidā (Noteikumu Nr.473 11.punkts).
Iepriekš minētais cita starpā paredz, ka Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrā (turpmāk – Reģistrs) ir iesniedzami tādi elektroniskie dokumenti, kuri izstrādāti un noformēti kādā no iepriekš minētajiem elektronisko dokumentu formātiem vai citiem, kurus Reģistrs izmanto, piemēram, dokumenti, kas saglabāti BDOC un ADOC formāta pakotnē, kā arī Eiropas Savienības (turpmāk – ES) noteiktajā vienotajā standartā – AsiCe formāta pakotnē.
Jāatceras, ka atbilstoši likuma “Par Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistru” 4.10 panta piektajai daļai Reģistrs ziņas un dokumentus, kas iekļauti reģistrācijas lietas publiskajā daļā (4.15 panta pirmā daļa), tiešsaistes datu pārraides režīmā (tostarp lielapjoma lejupielādei) sniedz bez maksas. Līdz ar to Reģistrā iesniegtajam elektroniskajam dokumentam ir jābūt noformētam tādā formātā, lai to varētu atvērt, iepazīties ar dokumenta saturu, un attiecīgi pievienot dokumentu reģistrācijas lietai.
Regulas 3.panta 20.punktā noteikts, ka kvalificēts uzticamības pakalpojumu sniedzējs ir uzticamības pakalpojumu sniedzējs, kas sniedz vienu vai vairākus kvalificētus uzticamības pakalpojumus un kuram uzraudzības iestāde ir piešķīrusi kvalificētā statusu. Atbilstoši Regulas 22.pantam dalībvalstīm ir noteikts pienākums izveidot, uzturēt un publicēt uzticamības sarakstus, kuros jāiekļauj informācija par kvalificētiem uzticamības pakalpojumu sniedzējiem un to sniegtajiem kvalificētajiem uzticamības pakalpojumiem. Lai nodrošinātu visu dalībvalstu uzticamības sarakstu publisku pieeju, Eiropas Komisija (turpmāk – EK) apkopojusi dalībvalstu uzticamības sarakstus un tā pieejama – https://eidas.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/home, (kamēr vien tīmekļvietne netiek mainīta).
EK tīmekļvietnē cita starpā ir arī trešo valstu uzticamības saraksti - https://eidas.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/tc-tl, kuros trešās valsts kompetentā institūcija apkopo valstī esošos uzticamības pakalpojumu sniedzējus. EK tīmekļvietnē iekļautas tikai tās trešās valstis, ar kurām noslēgta vienošanās, par trešo valstu elektronisko pakalpojumu atzīšanu ES un Eiropas Ekonomikas zonas valstīs (turpmāk – EEZ). Šobrīd šajā sarakstā ir Ukraina un Moldova. Kā norādījusi EK, tad trešo valstu uzticamības saraksta mērķis ir atvieglot trešo valstu elektronisko pakalpojumu virzību uz kvalificētu elektronisko pakalpojumu atzīšanu atbilstoši Regulai un kā pirmais solis ir trešās valsts iekļaušana trešo valstu uzticamības sarakstā.
Līdz ar Ukrainas iekļaušanu trešo valstu uzticamības sarakstā, Ukrainā izsniegtie elektroniskie paraksti un zīmogi ir atzīti ES un EEZ valstīs. Vienlaikus jāņem vērā, ka attiecībā uz trešo valstu uzticamības sarakstā iekļautajām valstīm, pamatojoties uz Regulas 27.panta 1.punktā noteikto, šie paraksti tiek atzīti kā uzlabotie elektroniskie paraksti. Papildus norādāms, ka 2026. gada 6. janvārī stājās spēkā grozījumi Elektronisko dokumentu likumā, paredzot, ka dokumenti uzskatāmi par parakstītiem arī ar Ukrainā izsniegtajiem elektroniskajiem parakstiem, proti, gadījumā, ja Ukrainas sertifikācijas pakalpojumu sniedzējs ir iekļauts EK publicētajā trešo valstu uzticamības sarakstā un dokuments ir parakstīts ar elektronisko parakstu, kura sertifikātu izsniedzis minētais pakalpojumu sniedzējs. Attiecībā uz šādiem elektroniskajiem dokumentiem prasība par laika zīmoga izmantošanu nav obligāta.
Kvalificēti validācijas pakalpojumu sniedzēji
Atbilstoši Regulas 33.panta 1.punktam kvalificētu elektronisko parakstu kvalificētus validēšanas pakalpojumus var sniegt tikai kvalificēts uzticamības pakalpojumu sniedzējs, kurš: (a) veic validāciju atbilstoši Regulas 32.panta 1.punktam un (b) ļauj atkarīgajām pusēm saņemt validēšanas rezultātus automatizētā veidā, kas ir uzticams un efektīvs, nodrošinot, ka uz šā dokumenta ir kvalificēta validēšanas pakalpojumu sniedzēja uzlabots elektroniskais paraksts vai uzlabots elektroniskais zīmogs. Tas nozīmē, ka ikviens var (nevis ir pienākums) izmantot kādu no kvalificētajiem validācijas pakalpojumu sniedzējiem, lai pārbaudītu saņemtajā dokumentā pievienoto elektronisko parakstu derīgumu un kvalifikācijas līmeni, piemēram, vai pievienotais elektroniskais paraksts ir kvalificētais elektroniskais paraksts vai uzlabotais elektroniskais paraksts. EK apkopotajā uzticamības pakalpojumu sniedzēju sarakstā ir iekļauti vairāki desmiti kvalificēti validācijas pakalpojumu sniedzēji, tomēr jāņem vērā, ka ne visi pakalpojumu sniedzēji nodrošina brīvu piekļuvi savam “produktam”.
“Latvijas” elektronisko parakstu un laika zīmogu jeb Latvijas uzticamības pakalpojumu sniedzēja – valsts akciju sabiedrības “Latvijas Valsts radio un televīzijas centrs” (turpmāk – LVRTC) izsniegtos elektroniskos parakstus un laika zīmogu pārbauda LVRTC rīkos, kas šobrīd ir sekojoši - tīmekļvietne https://www.eparaksts.lv/lv/, eParakstītājs 3.0 un mobilā aplikācija eParaksts LV.
Savukārt dokumentos esošos elektroniskos parakstus, kuru izsniedzis ārvalstīs reģistrēts uzticamības pakalpojumu sniedzējs, var pārbaudīt Eiropas Komisijas tīmekļvietnē (kamēr vien tīmekļvietne netiek mainīta) - https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/DSS/webapp-demo/validation (turpmāk - Eiropas Komisijas rīks), kas ir pieejams ikvienam un bez maksas. Lai arī minētais Eiropas Komisijas rīks nav uzskatāms par kvalificēta validācijas pakalpojumu sniedzēja rīku, tomēr tas ir veids, kā gūt priekšstatu par dokumentam pievienotā elektroniskā paraksta, laika zīmoga, elektroniskā zīmoga kvalifikācijas līmeni, derīgumu un kopumā esamību dokumentā. Ja Eiropas Komisijas rīkā elektroniskajam parakstam kvalifikācijas līmenis norādīts kā kvalificētais (QESig) un vienlaikus tiek konstatēts kvalificēts laika zīmogs (QTSA), tad visticamāk, ka minētais dokuments tiks uzskatīts par parakstītu atbilstoši Elektronisko dokumentu likuma 3.panta piektajā daļā noteiktajam.
UR Juridiskās nodaļas juriskonsulti Viktorija Pogodina un Edgars Buka seminārā stāsta par elektronisko dokumentu regulējumu, par ārvalstu uzticamības pakalpojumu sniedzēju sniegtajiem pakalpojumiem, to dažādību. Eksperti dalās ar UR praksē konstatētām problēmām, kuru dēļ netiek pieņemti elektroniski parakstītie dokumenti (ar “ārvalstu” elektroniskajiem parakstiem) un piedāvā iespējamos risinājumus.